Prejdeme si, aké sú základné možnosti pri automatizovaní fakturácie prostredníctvom online fakturačných systémov s výhodami či nevýhodami pre predaj hmotného tovaru ako aj napr. e-bookov, online kurzov, online “SaaS” softvéru či iných nehmotných resp. digitálnych produktov.
Platba na základe zálohovej faktúry
V tomto prípade dostane klient po objednaní produktu k dispozícii zálohovú faktúru ako prvý doklad. Po jej uhradení klientom dokáže online fakturačný systém s funkcionalitou automatického párovania platieb k tejto zálohovej faktúre priradiť automaticky došlú platbu. Správca e-shopu vie v tejto chvíli expedovať tovar a následne – napr. v prepojenom e-shopovom module – vystaviť aj vyúčtovaciu faktúru s odpočítanou zálohou, t. j. s celkovou sumou na úhradu 0 EUR.
V prípade predaja digitálnych produktov môže prebiehať tento proces dokonca automaticky, t. j. bez zásahu osoby, ktorá musí sledovať platbu resp. “baliť” zásielku. Výhodou niektorých online fakturačných systémov je automatické priraďovanie úhrad a ich jednoznačné sledovanie.
Nevýhodou je dvojnásobný počet účtovných dokladov – ku každej objednávke je vystavená ako zálohová, tak aj “ostrá faktúra“.
Tie síce v praxi ide zaúčtovať viac-menej automaticky, ak má fakturačný systém vyladené exporty do účtovných programov, no odpočítanie zálohy z faktúry vyúčtovacej musí účtovník robiť často ručne.
Platba bez zálohovej faktúry – t. j. na základe objednávky a platobnej informácie vystavenej v e-shope
V tomto prípade príde klientovi po uskutočnení jeho objednávky iba jednoduchá informácia o platbe – síce aj táto je z hľadiska účtovných predpisov účtovným dokladom rovnako ako zálohová faktúra, z hľadiska počtu spracovaných dokladov na strane účtovníka je však tento proces jednoduchší. Klient následne uhradí platbu s uvedením správneho variabilného symbolu.
Správca e-shopu musí priradiť úhradu manuálne ku konkrétnej objednávke a v administrácii e-shopu ju označí ako vybavenú; v prípade hmotného tovaru musí tovar, samozrejme, zabaliť a expedovať. Fakturačný program po obdržaní informácie z e-shopu následne automaticky vystaví ako jedinú iba “ostrú” faktúru s uvedením sumy na úhradu 0 EUR.
V tomto prípade si sledovanie úhrad a vybavovanie objednávok vyžaduje zásah konkrétnej osoby – dokonca aj v prípade digitálnych produktov, nie je teda možné nastaviť si bezchybné “podnikanie z pláže”.
Na druhej strane má však podnikateľ – resp. jeho účtovník – menší počet dokladov, ktoré v prípade správneho nastavenia číslovania a symbolov je možné v niektorých účtovných softvéroch zaúčtovať prostredníctvom importov a automatizácie pomerne rýchlo.
Platba platobnou kartou, prostredníctvom PayPalu či platobných brán Barion / TrustPay / GoPay a pod.
V tomto prípade je platba uskutočnená aj pripísaná ihneď pri objednávaní. E-shop teda vystaví iba jedinú faktúru – “ostrú“ faktúru. Celý proces – najmä v prípade predaja digitálnych produktov – je možné automatizovať: fakturačný systém a modul v e-shope následne klientovi zašlú už len vyúčtovaciu faktúru so sumou na úhradu 0 EUR, prípadne rovno aj zakúpený (digitálny) produkt.
Vystavených faktúr je menej a v prípade, že podnikateľ inkasuje platbu len na bankový účet, účtovníctvo je pomerne štíhle.
Ak však na prijímanie platieb používa aj PayPal či iné platobné brány, v účtovníctve sa každá z týchto služieb správa ako samostatný bankový účet, na ktorom je potrebné sledovať všetky pohyby a zostatky, čo zväčšuje agendu aj súvisiace náklady. Navyše minimálne výpis zo služby PayPal neobsahuje variabilné symboly, pod ktorým klient uhradil platbu – nie je teda možné účtovanie zjednodušiť automatizáciou a importami.
Platba na dobierku
V tomto prípade vystaví správca e-shopu (alebo zautomatizovaný fakturačný systém) po objednaní tovaru rovno “ostrú“ faktúru, ktorú pribalí k tovaru. Kuriérska spoločnosť zašle po prijatí platby od klienta tieto peniaze podnikateľovi – tieto je potrebné priradiť k vystavenej “ostrej” faktúre.
Problémom z praxe je, že rôzni doručovatelia zasielajú viacero platieb v jednej sume, navyše často pod vlastnými variabilnými symbolmi, čo zvyšuje nároky na dohľadávanie a ručnú prácu pri párovaní úhradu na strane správcu e-shopu ako aj účtovníka.
Inou výzvou sú neprevzaté zásielky: v tomto prípade podnikateľ vystavuje k vystaveným faktúram opravné faktúry (ľudovo “dobropis”, termín zo zákona o DPH “doklad o oprave základu dane”).
Buďte flexibilní
V praxi sa občas stáva, že aj v prípade nákupného procesu bez zálohovej faktúry vyžaduje občas klient (najmä podnikateľský subjekt) vystaviť a zaslať zálohovú faktúru – buď z dôvodu, že ju od neho požaduje účtovné oddelenie alebo len jednoducho nechce poslať peniaze vopred bez dokladu označeného ako “faktúra”.
V tom prípade ochotnému správcovi e-shopu neostáva nič iné, len zálohovú faktúru ručne vystaviť a odsledovať jej úhradu, vybavenie resp. správne pochopenie účtovníkom. Ak počet takýchto požiadaviek narastá, možno bude lepšie upraviť objednávkovo-fakturačný proces na zálohové faktúry, resp. poskytnúť klientom túto možnosť – aj za cenu zložitosti pre podnikateľa.
V prípade objednávkovo-fakturačného systému platí: väčší počet možností platieb resp. platobných brán môže zvýšiť komfort zákazníka a prípadne aj predaj.
Interne však zvyšuje komplikovanosť celého procesu, nároky na programátora či účtovníctvo.
