Ako písať formálne emaily profesionálne?

Správna emailová adresa a predmet

Ak na email neodpovedáte, ale píšete ako prvý, dobre si skontrolujte, či ste uviedli správnu emailovú adresu. Môže sa stať, že, ak ho pošlete nesprávnej osobe, zapadne do zabudnutia.

Taktiež uveďte predmet, ktorý je stručný, ale výstižný. Stačia dve, tri slová, ktoré príjemcovi napovedia, o čo ide. Predmet navyše uľahčuje dohľadanie staršej emailovej komunikácie.

Ako dôležitý alebo urgentný sa označuje len v prípade, že to tak skutočne je. Ak budete takto označovať väčšinu svojich emailov, časom to nikto nebude brať vážne.

Oslovenie

Každý z nás sa určite poteší, keď nás ľudia oslovia menom. Je to osobnejšie a navyše nám to dodáva pocit dôležitosti. Berte si príklad od veľkých firiem ako Starbucks a dbajte na oslovenie adresáta. Keď je k pozdravu pripojené aj meno, adresát vie, že ste si dali námahu zistiť, kto je, prípadne čo robí. Úvodná komunikačná bariéra je tak prelomená.

Oslovením v emaile prejavujete adresátovi úctu.

Ako by malo vyzerať správne oslovenie v emaile:

• za pozdravom a menom adresáta sú vždy čiarky,
• k menu patrí aj titul, prípadne pozícia, ktorú osoba zastáva (napr. riaditeľ),
• po pozdrave a/alebo oslovení vynechajte jeden voľný riadok,
• text emailu pokračuje s malým začiatočným písmenom, pretože oslovenie je začiatkom vety.

Príklad oslovenia s pozdravom:

Dobrý deň, pani Ing. Záhorská,

ďakujeme Vám za dodatočné informácie…

Príklad oslovenia bez pozdravu:

Vážený pán Záhorský,

produkty boli odoslané na Vašu adresu…

V príkladoch vyššie ste si mohli všimnúť, že zámená Vás, Vám sú napísané veľkým začiatočným písmenom. Email je v podstate list, len je v elektronickej forme, preto sa držíme pravidiel, ktoré platia pri písaní listov. Na znak úcty píšeme v emailoch zámená Vy, Váš, Ty, Tvoj a ich tvary veľkým začiatočným písmenom. Toto pravidlo platí, aj keď oslovujeme viacerých ľudí. Okrem použitia veľkého písmena pri zámenách dodržujte správne vykanie v celej vete.

Zámená vy, váš, ty, tvoj sa s veľkým začiatočným písmenom nepíšu v návodoch, na web stránkach, reklamných textoch, atď.

Príklad – tykanie:

Ahoj, Tina,

posielam Ti doklady poštou…

Príklad – vykanie:

Dobrý deň, pán Priamy,

ďakujeme Vám za odsúhlasenie rozpočtu…

Príklad – oslovenia viacerých ľudí:

Vážení klienti,

ponúkame Vám využiť možnosť…

Prehľadný email

Emaily píšeme preto, aby sme adresátovi posunuli informáciu a závisí aj od nás, či mu pochopenie tejto informácie uľahčíme. Prehľadnosť textu je v tomto prípade základom. Kratšie logické odstavce pomôžu adresátovi udržať pozornosť pri čítaní emailu. Kľúčové slová môžete vyznačiť tučným písmom, prípadne dať malú časť textu kurzívou. Vety by mali vystihnúť podstatu čo najstručnejšie.

Emotikony zaraďte do emailovej komunikácie iba v prípade, že sa s adresátom poznáte.

Určite sa vyhnite písaniu výkričníkov, pokiaľ nejde o zvolacie vety. Pôsobí to príliš agresívne. Nepíšte text veľkými písmenami. Veľké písmená sa zle čítajú a ak ide o dlhší text, opäť môžu pôsobiť negatívnym dojmom.

Emotikony zaraďte do emailovej komunikácie v prípade, že sa s adresátom poznáte. Ak sa dá časť textu vypísať v bodoch, uprednostnite ich pred vetami. Pri odosielaní emailu s prílohou na to adresáta v texte upozornite. Inak by ju mohol prehliadnuť, prípadne, ak ju náhodou zabudnete priložiť, bude vás môcť upozorniť, aby ste mu ju poslali dodatočne.

Skvelý tip pre získanie lepšej spätnej väzby je používať konkrétne otázky. Napríklad namiesto otázky Kedy by Vám vyhovovalo stretnutie? sa radšej opýtajte, Vyhovovalo by Vám stretnutie budúcu stredu? Ak to adresátovi vyhovovať nebude, určite vám dá vedieť a má priestor navrhnúť iný deň.

Pri odosielaní emailu s prílohou na to adresáta v texte upozornite.

Záverečné frázy

Na záver môžete ešte adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu. Ak použijete rovno formulu S pozdravom či S úctou, nepíšte za ňu bodku, a ani čiarku. Opäť vynechajte riadok, a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis. Výhodou automatického podpisu je, že v ňom nájde adresát ďalšie potrebné informácie, ako vašu pracovnú pozíciu, telefónne číslo, firmu a jej adresu, atď. Na záver si email skontrolujte.

Za zdvorilostnými formulkami S pozdravom či S úctou sa nepíše čiarka ani bodka.

Príklad:

S pozdravom

Ing. Zuzana Záhorská
tel.: +421 900 900 900
fiktivnafirma.sk
zahorova@fiktivnafirma.sk

 

Úvod, jadro, záver

Email by mal mať úvod, jadro a záver, podobne ako majú listy. V úvode je už spomínané oslovenie a  zároveň sa môžete adresátovi predstaviť a ak vás zatiaľ nepozná, prípadne mu zložiť nejaký kompliment. V jadre choďte priamo k veci, aby bolo jasné, prečo email posielate. Do jadra môžete pridať aj odpovede na pár (základných) často kladených otázok. Ak vyjadrujete kritiku, formulujte ju slušne. V závere sa pozdravte, uveďte dôležité kontaktné informácie a celé meno.

Vzor emailu:

Dobrý deň, pán Milý,

ďakujeme Vám za dodanie podkladov. Všimli sme si, že chýba ešte fotokópia zmluvy. Fotokópiu zmluvy stačí poslať ako prílohu v emaile.

Ďakujem. Prajem príjemný deň.

S pozdravom

Ing. Juliana Hájová
tel.: +421 900 900 900
fiktivnafirma.sk
hajova@fiktivnafirma.sk