Čo je time management?
Pojem time management, ako iste tušíte, pochádza z anglického jazyka, a doslovne sa prekladá ako riadenie času. Avšak dalo by sa povedať, že tu nejde ani tak o priame manipulovanie s časom. Tento pojem predstavuje skôr prístup k sebe, k svojim záľubám, ku kolegom v práci a k známym, či prístup k rodine.
Charakterizuje ho celý rad postupov, nástrojov a odporúčaní za účelom zvýšenia efektivity využívania času. Medzi základné patrí stanovenie si priorít, plánovanie činností, analýza stráveného času a využívanie moderných nástrojov pre plánovanie (aplikácie na plánovanie, kalendáre…).
Vďaka time manažmentu si tiež dokážete ľahšie stanoviť ciele, ktoré sa budete v budúcnosti snažiť dosiahnuť. Správne nastavený time management vás odmení zdravším životným štýlom a odbúra vám stres, a to v pracovnej, aj osobnej rovine.
Nastavenie priorít
Základným kameňom efektívneho time managementu je určenie si priorít. Ak ale chcete vedieť, čo je skutočne dôležité, mali by ste vychádzať zo svojho hodnotového rebríčka. Myslite však na to, že hoci rodina, práca, zdravie a peniaze spolu úzko súvisia, iba výnimočne môžete mať všetko naraz.
Pokiaľ viete, komu a čomu prispôsobiť svoje životné a pracovné ciele, môžete začať k jednotlivým činnostiam priraďovať stupeň dôležitosti:
- dôležité a urgentné – všetky termínované úlohy, dohodnuté stretnutia, krízové situácie, niektoré dôležité telefonáty a e-maily
- nedôležité a urgentné – spoločenské udalosti, štúdium, výskum, rodina
- dôležité a neurgentné – neefektívne stretnutia, niektoré telefonáty a e-maily, nedôležité a náročné úlohy
- nedôležité a neurgentné – komunikácia s priateľmi, voľno.
Výsledkom pridelenia stupňa dôležitosti k jednotlivým úlohám je prehľad v tom, čo je naozaj podstatné, a ktorým úlohám nemusíte prikladať až takú veľkú váhu.
TIP: Aj prehodnocovanie svojich priorít je dôležité. Vo všeobecnosti by však efektívne plánovanie malo pozostávať z 15 % úloh prvej skupiny, 20 % úloh druhej skupiny a 65 % úloh tretej skupiny. Všetko ale, samozrejme, závisí od hodnotového rebríčka u konkrétneho človeka.
Plánovanie
Pri práci priamo na pracovisku, ako aj z pohodlia domova, je v súvislosti s efektívnym time managementom nutné urobiť si pracovný harmonogram na každý deň. Zvážte v ňom, koľko asi by mala každá pracovná úloha trvať a snažte sa ju časovo zaradiť do svojho harmonogramu. Ideálne je, ak začnete nový deň s jednoduchšími pracovnými úlohami a postupne sa prepracujete k náročnejším.
Cieľom je taký stav, kedy zbytočne nemíňate čas na úlohy, ktoré ide urobiť aj rýchlejšie. V opačnom prípade vám zostane menej času na tie, ktoré si vyžadujú viac pracovného času. Pochopiteľne, získate tým väčší priestor i na úlohy, na ktoré sa tešíte.
Správne odhadnúť čas, ktorý budete na jednotlivé úlohy potrebovať, vám pomôže použitie papierového kalendára, prípadne aplikácie organizátora. V súvislosti s aplikáciou ale nezabudnite na jej synchronizáciu so všetkými vami používanými zariadeniami. Čo sa týka papierového kalendára, mali by ste pamätať najmä na zásadu jeho ľahkej dostupnosti.
Zdroj: unsplash.com
Dobrým nápadom je tiež nastavenie časovača alebo budíka k jednotlivým úlohám. Pomôže vám to dodržať pracovný harmonogram, najmä v prípade, ak budete mať naplánovaných viac úloh.
VEDELI STE, ŽE…
…multitasking neprispieva k lepšiemu time managementu? Oplatí sa iba vtedy, ak ste v ňom naozaj majstri. Prepínanie medzi úlohami vás totiž stojí čas, pretože pri každej zmene musíte svoj mozog prinútiť k novej myšlienke. Rozumnejšie je zamerať sa iba na jednu úlohu, a ak je to možné, tak ju aj dokončiť.
Užitočné aplikácie
Na trhu môžete nájsť množstvo voľne stiahnuteľných aplikácií, ktoré vám dokážu uľahčiť život. Je to najmä v súvislosti s vytvorením pracovného kalendára a jednoduchším organizovaním pracovných činností, a to na smartfónoch, tabletoch alebo počítačoch.
Pripravili sme pre vás stručný zoznam:
- Google kalendár – bezplatný internetový kalendár, ktorý vám umožní organizovať’ udalosti, a tiež zdieľať’ svoj kalendár s ostatnými ľuďmi. Veľkou výhodou je, že umožňuje navzájom zdieľať’ časové rozvrhy. Každé ráno vám Google pošle súhrn vašich aktuálnych povinností. Pripomienky k jednotlivým úlohám si môžete jednoducho nastaviť cez e-mail.
- Evernote – veľmi obľúbená aplikácia na organizovanie práce. Môžete tu nahrávať a spracovávať rozličné druhy dokumentov (obrázky, texty….), a zároveň ich aj digitalizovať. Je tu tiež možnosť triediť jednotlivé úlohy na urgentné, priebežné, či také, ktoré sa dajú odložiť na neskôr.
- Trello – aplikácia, ktorá uľahčuje pracovným skupinám malých a stredných podnikov ich vzájomnú spoluprácu. Rovnako sa tu dajú prehľadne rozdeľovať jednotlivé úlohy a plánovať termíny do kalendára. Podobne ako Google kalendár, aj Trello má schopnosť posielať pripomienky cez e-mail, alebo upozornenia zobrazovať priamo v aplikácii.
- Do – správca úloh, ktorý umožňuje jednoduchý prehľad o splnených a nesplnených úlohách. Nechýba tu ani alarm, či synchronizácia s rovnomenným doplnkom webového prehliadača Chrome.
- Rescue Time – time management softvér, ktorý dokáže sledovať vaše aktivity na smartfóne, notebooku či počítači. Následne na základe pravidelných reportov môžete presne odhadnúť, ako trávite svoj čas na týchto zariadeniach.
- DropBox – ide o cloudovú službu. Vďaka tejto aplikácii budete mať poruke dôležité dokumenty, obrázky alebo videá. K nim, samozrejme, dokážete nastaviť prístup aj iným ľuďom, napríklad kolegom z práce.
Poriadok v emailoch
U mnohých ľudí je bežným javom zahltenie e-mailovej schránky správami rôznej povahy. Ak však svoju doručenú poštu nedostanete pod kontrolu, budete len zbytočne strácať čas. V tomto smere je rozumné vytvárať napríklad filtre, aby sa pošta od konkrétnych ľudí dostala do určených priečinkov. Umožní vám to časovo optimalizovať čítanie správ.
Štítky vám zase pomôžu získať prehľad v tom, na čo je treba reagovať ako prvé. Pomocou nich tiež dokážete odkazovať na minulé reťazce správ. Užitočným tipom je aj mazanie a odhlasovanie sa z marketingových emailov, aby ste s nimi zbytočne nemárnili čas. Efektívny time management v tomto ponímaní znamená hlavne zjednodušenie celého procesu emailovej komunikácie.
Kategorizácia práce
Počas vytvárania denného pracovného plánu je šikovné usporiadať si svoje pracovné činnosti podľa jednotlivých kategórií. Ak máte napríklad v pláne daný deň uskutočniť telefónne hovory, pokúste sa ich vybaviť všetky naraz. Rovnakým spôsobom tiež evidujte príjmy, odpovedajte na e-maily, či riešte faktúry.
Kategorizácia činností je dôležitá najmä vtedy, ak si pracovné úlohy vyžadujú odlišné zručnosti, alebo v prípade používania rôznych programov alebo webových stránok. Umožní vám to tak minimalizovať čas a energiu, ktorú by ste inak venovali premýšľaniu o tom, ako jednotlivú úlohu začať. Takto to urobíte pri každej kategórii iba raz, a to na jej začiatku.
Zdroj: unsplash.com
Záver
Time manažment vás môže zo začiatku stáť veľa úsilia, avšak vaša snaha sa vám veľmi rýchlo vráti, či už na voľnom čase, alebo efektivite práce. Ako prvé si treba stanoviť hierarchiu priorít – na základe dôležitosti a urgentnosti. Následne si môžete plánovať svoje pracovné činnosti, kde výbornými pomocníkmi sú rôzne aplikácie, ktoré vám uľahčia organizovanie pracovného dňa a jednoduché vytvorenie pracovného kalendára.
Nezabudnite si tiež urobiť poriadok v emailovej schránke, pretože nezatriedená a zbytočná pošta znamená iba mrhanie vašim pracovným časom.
