Tajná zbraň úspechu e-shopu? Účtovníctvo ako žolík a nie ako nechcené dieťa (Martin Lazarčík, Corlonez)

V rozhovore sa dozviete:

• 02:45 Ako zmeniť svoj pohľad na účtovníctvo?
• 05:36 Pozerať na účtovníctvo ako na nutné zlo nie je dobrý prístup
• 08:08 Je to rozdielne pri e-commerce a iných službách?
• 14:09 Kde sa dá dohľadať maximum informácií?
• 18:57 Ako správne rozdeliť náklady, ktoré priamo nepodporujú predaj?
• 27:15 Dokáže externá účtovná firma suplovať interného CFO?
• 30:03 Na čo všetko treba myslieť pri expanzii z účtovného hľadiska?
• 34:16 Pomáha aj v tomto segmente nejako AI?

Účtovníctvo ako nástroj rastu, nie ako povinnosť

Účtovníctvo je v očiach mnohých podnikateľov stále len nutné zlo, ktoré slúži predovšetkým na vykazovanie daní. Tento pohľad však firmy oberá o jednu z najhodnotnejších vecí, ktoré majú k dispozícii – o dáta. Ak sa na účtovníctvo pozeráme iba ako na zákonnú povinnosť, nedokážeme z neho vyťažiť nič pre riadenie. No ak zmeníme prístup a začneme ho vnímať ako zdroj informácií pre manažérske rozhodovanie, získavame silný nástroj na rozvoj.

V e-commerce je dôležité mať pod kontrolou každý detail, najmä v oblasti marketingových výdavkov. Zlúčenie výdavkov na reklamu s nákladmi na dopravu alebo technické opravy vytvára neprehľadný balík, ktorý nie je použiteľný na strategické rozhodovanie. Aby sa dali prijímať zmysluplné rozhodnutia, je potrebné náklady izolovať a sledovať ich samostatne. Len tak je možné vyhodnotiť, či je pomer medzi tržbami a výdavkami zdravý.

Prečo klasické výkazy nestačia

Základné účtovné výstupy, ako napríklad výsledovka, zriedka stačia na manažérske riadenie firmy. Sú vytvorené pre potreby štátu a daniarov, nie pre vedenie podniku. Preto je dôležité preklopiť účtovníctvo do formy, ktorá bude prakticky použiteľná pre biznis. Na to slúžia BI nástroje, ktoré spájajú dáta zo skladu, účtovníctva a marketingových platforiem do jedného celku.

Účtovníctvo by nemalo byť len spätným zrkadlom. Ak majú podnikatelia získať kontrolu nad svojím biznisom, potrebujú mať dáta rýchlo a v správnej štruktúre. V e-commerce sú mesačné uzávierky často príliš pomalé. Kampane, zľavy či výpredaje sa dejú v rýchlych cykloch a týždenný reporting sa stáva štandardom, ak chceme reagovať efektívne. Či už ide o optimalizáciu, alebo zastavenie stratovej aktivity, rýchla spätná väzba je kľúčová.

Nastavenie procesov a dát ako základ

Dobre nastavené účtovníctvo sa nezačína na strane účtovníka, ale u podnikateľa. Ten si musí uvedomiť, čo chce zo systému vyčítať. Ak sleduje napríklad výdavky na marketing, musí ich mať jasne oddelené na analytických účtoch a nesmie ich miešať s inými typmi nákladov. Ak dôjde k zlej kategorizácii, skreslí to celé reporty a môže to viesť k zlým rozhodnutiam.

Okrem štruktúrovania účtov je dôležité aj nastavenie celého procesu. Zber dokladov, ich evidencia a reporting by mali byť čo najviac automatizované. Prínosom je aj presná práca s tzv. virtuálnymi strediskami – teda priradenie každého nákladu ku konkrétnemu projektu, oddeleniu alebo krajine. Takto možno na mesačnej báze sledovať vývoj výdavkov v porovnaní s plánom a včas zasiahnuť, ak sa niečo vymyká.

Finančný prehľad v reálnom čase

Mať prehľad raz ročne je neskoro. V ideálnom prípade by mal mať podnikateľ detailný pohľad na svoju ekonomiku každý mesiac, v niektorých prípadoch dokonca každý týždeň. Vtedy sa ukazuje, ktoré kampane fungujú, kde rastú náklady neúmerne a kde je možné optimalizovať.

Tento typ prehľadu sa nedá zabezpečiť len tým, že sa účtovníkovi pošlú bločky v igelitke raz za mesiac. Je nutné nastaviť pravidelné odovzdávanie dát, prepojenie so systémami a hlavne zodpovednosť za správne triedenie nákladov. Niektoré veci musí urobiť účtovník, ale iné musí vedieť vyhodnotiť klient – napríklad priradiť výdavok na papier do konkrétnej pobočky, ak má firma viac prevádzok.

Kontribučná marža a plánovanie fixných výdavkov

Jednou z najcennejších metrík v e-commerce je kontribučná marža – teda to, čo zostane po odrátaní výkonnostných výdavkov od tržieb. Aby ju však firma vedela efektívne využívať, musí mať pod kontrolou aj fixné náklady. Tie by mali byť naplánované a „zamknuté“ v systéme tak, aby bolo jasné, kde vzniká odchýlka. Význam má aj nastavenie tolerancií a farebných signalizácií, ktoré upozornia na prekročenie plánu.

Bez takéhoto systému firma funguje len pocitovo. Plánovanie fixných nákladov uľahčuje vedenie firmy a umožňuje predikovať, koľko musí e-shop vyrobiť na výkone, aby sa „uživil“. Ak tieto prepočty chýbajú, firma sa ocitá v neprehľadnej situácii, kde sa stratové správanie môže odhaliť až po mesiacoch – a to už môže byť neskoro.

Keď účtovník plní rolu CFO

Mnohé firmy nemajú interného finančného riaditeľa, aj keď by ho podľa obratu potrebovali. V praxi potom túto rolu supluje účtovnícka firma, ktorá poskytuje nielen spracovanie dát, ale aj ich interpretáciu. Účtovníctvo v tomto ponímaní nie je len o nahadzovaní dokladov, ale o nastavovaní procesov, reportingu a konzultáciách.

Vďaka tomu môže účtovník klientovi pomôcť nielen znížiť náklady, ale aj pochopiť, ako jednotlivé rozhodnutia ovplyvňujú cashflow, zásoby, maržu či celkovú výkonnosť e-shopu. Takýto prístup nahrádza klasickú rolu CFO a zároveň šetrí firmám značné prostriedky – nielen na mzde, ale aj na chybách, ktorým sa vďaka presným dátam vyhnú.

Expanzia do zahraničia: kedy, kam a ako

Expanzia je častou ambíciou e-shopov, no málokto si uvedomuje, aká komplexná je jej účtovná a daňová stránka. Založenie firmy v zahraničí, registrácia k DPH, vedenie skladov či zamestnávanie ľudí – to všetko výrazne zvyšuje zložitosť a náklady. Často je rozumnejšie začať jednoducho – obslúžiť nový trh zo Slovenska a až pri potvrdenom dopyte uvažovať o lokálnej prevádzke.

Založiť firmu v Maďarsku je ľahké, ale jej zrušenie môže byť časovo aj finančne náročné. Chýbajúce lokálne zázemie, nedostatok kvalifikovaných účtovníkov alebo nepochopenie daňových režimov vedú k tomu, že firmy sa snažia expanziu „zastaviť“, ale už je neskoro. Preto je kľúčové mať po ruke partnera, ktorý vie poradiť, kedy ísť „na istotu“ a kedy radšej postupovať opatrne.

Zriadenie skladu v zahraničí má zmysel len za určitých podmienok – napríklad pri ťažkých alebo objemných produktoch, alebo v prípade, že jeden sklad má obsluhovať viacero krajín. Pri malých ľahkých produktoch však často postačí lokálna logistika z domácej centrály. Rozhodnutie by malo byť podložené nielen obchodne, ale aj účtovne a procesne.

Umelá inteligencia v účtovníctve: pomoc, ale nie náhrada

Aj účtovníctvo sa digitalizuje. Umelá inteligencia dnes pomáha napríklad pri čítaní dokladov alebo nastavovaní skladových alertov. No stále nie je dokonalá a ak sa nasadí bez dozoru, môže narobiť viac škody než úžitku. Práve preto je potrebné, aby ju obsluhovali skúsení ľudia, ktorí dokážu predvídať chyby a zasiahnuť včas.

Vývoj smeruje k tomu, že rutinné účtovné úkony sa budú vykonávať automaticky. Nahadzovanie faktúr, párovanie platieb či základné výstupy budú otázkou sekúnd. Účtovníci, ktorí sa neprispôsobia a nezískajú manažérske zručnosti, budú v nevýhode. Naopak tí, ktorí zvládnu interpretovať dáta a podieľať sa na riadení firmy, získajú nové postavenie – prakticky na úrovni externého CFO.

Záver: účtovníctvo ako súčasť úspešného podnikania

Účtovníctvo sa dá robiť dvoma spôsobmi – buď ako minimálna zákonná povinnosť, alebo ako komplexný systém pre riadenie firmy. Prvý spôsob síce ušetrí peniaze na začiatku, no môže stáť oveľa viac v dlhodobom horizonte. Druhý prístup síce vyžaduje väčšiu spoluprácu, plánovanie a investície do správneho nastavenia, ale vráti sa v úsporách, v raste a v lepšej kontrole nad podnikaním.

Kto chce riadiť svoj e-shop na základe dát, potrebuje účtovníctvo chápať ako nástroj. A vďaka tomu dokáže nielen prežiť, ale skutočne rásť – strategicky, udržateľne a s prehľadom.