Ako Vám môže pomôcť správne navrhnutý e-mailový podpis

Tento článok sa venuje správe e-mailových podpisov (Email Signature Management) a jej využitie v marketingu.

V mojom článku sa opieram o systém Exclaimer (www.exclaimer.com). Nie preto, že by bol na trhu jediný alebo najlepší. Ale skrátka preto, lebo s ním mám už dosť skúseností. 

Pre doplnenie teda spomeniem, že aj obdobné služby ako napríklad Codetwo alebo Newoldstamp fungujú veľmi podobne (všetky alternatívy nájdete tu: https://www.g2.com/products/exclaimer/competitors/alternatives). 

Podmienkou na jeho fungovanie je seriózny mailový server na platforme Exchange, G Suite alebo Microsoft 365. Práve rozšírenosť cloudových platforiem Microsoft365 alebo G Suite hrá do kariet Exclaimeru. 

Kým sa pustím do marketingového využitia, v skratke ešte popíšem fungovanie takejto služby. Nie je potrebné ju inštalovať (okrem firiem, ktoré majú On Premise Exchange) a je to klasický SaaS. Stačí, ak administrátor nakonfiguruje základné parametre a pripojí tzv. connector.

Ten sa nachádza na výstupe z vášho e-mailového servera, správy skontroluje a porovná s nastavenými pravidlami. Ak je všetko v poriadku, aplikuje k e-mailu nastavený podpis. Ten sa vytvára pomocou online editora, vďaka ktorému nie je problém nastaviť aj zložitejšie grafiky. Používa HTML značky a funguje veľmi spoľahlivo.

Rozhranie na vytváranie dizajnu podpisov 

Poďme sa ale už pozrieť na päť hlavných dôvodov, pre ktoré by sa mal takýto systém dostať do hľadáčika marketérov.

BRAND CONSISTENCY

Súčasťou brand a dizajn manuálov býva často aj návrh e-mailového podpisu. Ten síce vyzerá krásne, v lepšom prípade sa vám ho aj podarí dostať do vášho Outlooku alebo do onboarding procesu pre nového zamestnanca. Dnes sa však k mailom pristupuje cez webmail, mobilné zariadenia a rôzne aplikácie, preto je takmer nemožné udržať konzistentnosť. 

Vďaka takémuto systému vyzerá váš podpis rovnako dobre či ho pošlete z mobilu, Outlooku, Thuderbirdu, alebo e-mailovej brány vášho e-shopu. 

Ďalším dôvodom je fakt, že pri firmách s väčším počtom zamestnancov je veľmi ťažké odsledovať, či každý dodržuje predpísané formy podpisov. Ale keďže Exclaimer je spravovaný centrálne, nepotrebujete žiadnu súčinnosť od používateľov. Oni sú spokojnejší, že ich nikto “nebuzeruje” za veľkosť a farbu použitého písma a správca IT je nadšený, že nemusí miliónty krát vysvetľovať to isté.

Dôležité je spomenúť, že premenné hodnoty podpisov sa vedia načítavať z firemného adresára (Meno, Priezvisko, E-mail, Pozícia atď.), a preto ho stačí nadizajnovať iba raz. Exclaimer sa už o všetko epostará sám.

Príklad podpisu v našej agentúre. Full HTML, kde spodný banner odkazuje na jednotlivé sekcie nášho webu.

KAMPANE a UPSELL

V prípade, že práve promujete novú službu, presťahovanie prevádzky na novú adresu alebo sezónnu akciu, je Exclaimer perfektnou voľbou. Nadizajnované bannery v priebehu pár minút implementujete, nastavíte dátum dokedy sa má daný banner používať a celá vaša firma komunikuje to, čo je práve dôležité. 

Kampaňové informácie sa takto dostávajú tým, ktorí od vás e-mail očakávajú a je preto pravdepodobnejšie, že sa vyhnete práve spomínanej bannerovej slepote.

V neposlednom rade môžete dobre pripravený podpis využiť na upsell služieb alebo produktov. 

SURVEYS

Čo tak do svojho podpisu zahrnúť odkaz na dotazník a zbierať cenné informácie z prvej ruky ?

Jeden z platených powerup(ov) pre Exclaimer ponúka vnoriť rýchly feedback form priamo do e-mailu, a to aj vrátane zbierania analytických dát. To, komu sa to oplatí a komu nie, záleží od prípadu k prípadu. Ale aj v základnej verzii nie je problém pridať CTA tlačidlo a presmerovať používateľa napríklad na Google Forms alebo Survio.  

(ilustračný): Customer feedback v podpisoch

CLICK TO DOWNLOAD IMAGES

V prípade, že poznáte Microsoft Outlook, viete, že obrázok musí byť buď priložený do tela e-mailu, alebo sa namiesto neho zobrazí infobox „click to download images“. To je už minulosťou. Nástroj Exclaimer bannery priloží do tela e-mailu, vďaka čomu budú zobrazené vždy. Odporúčam však pracovať s veľkosťou priložených bannerov s rozumom, aby e-maily nemali 5 MB. Prípadne pozrite pro-tip na konci článku.

LEGAL DISCLAIMER

Už žiadne starosti s tým, či e-maily obsahujú správne a aktuálne firemné údaje, prípadne iné dôležité a doplňujúce paragrafy. Využitie aj v prípade e-shopov môže byť skutočne rôznorodé. To, čo pripraví vedenie spoločnosti, bude bez výnimky v každom e-maile, ktorý opustí vašu firmu. 

Na záver ešte doplním užitočný hack. Pripravte si dva druhy podpisov. Jeden, ktorý bude v nových konverzáciách a druhý odľahčený, ktorý sa aplikuje v ďalších e-mailoch danej reťaze. Znížite tým celkovú veľkosť mailu a sprehľadníte konverzáciu.

Ceny za takéto riešenie sa pohybujú pod úrovňou dvoch eur mesačne za používateľa. To nie je veľa, ak zvážime, aké výhody nám takýto systém vie priniesť. Pre tých, ktorým základné funkcie nestačia, sú k dispozícii rôzne add-ony a prémiové funkcie.