Zlepšite svoju efektivitu pomocou pomodoro techniky

Správne manažovanie času

Pomodoro technika má za úlohu naučiť vás správne pracovať s časom. Pri tejto technike je dôležité striedanie dlhšieho časového intervalu na prácu s krátkymi pauzami. Iba tak viete stihnúť všetko, čo si zaumienite. Hodí sa pri každej práci, či už ste kreatívec, programátor, alebo predajca kozmetiky. Pravdou je, že táto technika sa využíva aj na školách, kde ale často stráca svoj účel kvôli zlému rozvrhnutiu času.

Svet ju už pozná niekoľko desaťročí. Vymyslená bola v roku 1980 Talianom Francescom Cirillom. Časom sa dostala do sveta vďaka rôznym aplikáciám s inštrukciami, ako na to. S príchodom trendu zvaným home office, sa zvýšil záujem aj o túto techniku. Manažovanie času z domu a prinútiť sa doma pracovať môže byť náročné, preto sa ľudia rozhodli hľadať spôsob, ako stihnúť čo najviac. Ako túto techniku správne využívať vo svoj prospech?

Základný princíp

Technika spočíva v striedaní 25 minút neustálej práce a 5 minút oddychu. Za hodinu tak stihnete 50 minút pracovať a 10 minút oddychovať. Výsledky by ste mali pocítiť už po 1 až 2 dňoch. Po vystriedaní jedného cyklu 25 a 5 choďte na ďalší cyklus a potom ešte jeden. Potom si dajte dlhšiu prestávku približne 15 minút a venujte sa niečomu príjemnejšiemu na načerpanie inšpirácií. Venujte sa svojmu miláčikovi, meditujte alebo si pustite hudbu.

Každý jeden interval 25 minút práce a 5 minút oddychu sa volá pomodoro. Odporúčané je nastaviť si minútku, ktorá vás informuje, kedy je čas pracovať alebo dať si pauzu. Originálne bolo vytvorených týchto 6 krokov:

1. Rozhodnite sa pre prácu, ktorú chcete vykonať.
2. Nastavte si minútku na 25 minút.
3. Pracujte na danej úlohe.
4. Po skončení časomiery si dajte pauzu 5 až 10 minút.
5. Ak máte na práci menej ako 3 pomodoro, opakujte postup od kroku 2.
6. V prípade, že ich máte viac ako 3, po skončení štvrtej si dajte dlhšiu pauzu 20 až 30 minút, potom pokračujte od kroku 2.

Ďalšie náležitosti

Cieľom pomodoro techniky je asimilácia dosiahnutá vďaka využívaniu krátkych prestávok. Striedaním dlhého pracovného času a krátkych páuz dosiahnete redukciu externých a interných vplyvov ruchu. Vaša produktivita a schopnosť sa sústrediť sa tak využijú na maximum. Je to aj vďaka vyhýbaniu sa multitaskingu a sústredeniu sa len na jednu úlohu.

Keď sa vám podarí splniť danú úlohu v čase menej ako 25 minút, neprestavujte minútku. Pomodoro spočíva v tom, že sa začína natiahnutím minútky, uplynutia času a následným zvonením. Váš mozog sa tak naučí na neustálu prácu po danú dobu a nebude hľadať žiadne skratky, aby sa vyhol zazvoneniu. Ak chcete z toho vyťažiť čo najviac, zostávajúci čas využite na:

1. Dokončenú prácu si ohodnoťte.
2. Spýtajte sa samých seba otázky, ktoré vás posunú ďalej (Ste spokojní so svojou vykonanou prácou? Dokončili ste úlohu najlepšie, ako ste vedeli?)
3. Pozrite sa na zoznam úloh a naplánujte si jeho prevedenie.

Zakladateľ Francesco Cirillo odporúča

Veľmi dobrou radou je použiť originálnu minútku. Nastavte ju na 25 minút a pracujte. Samotný akt natiahnutia minútky vo vašom mozgu pridáva na odhodlaní. Je to akýsi záväzok, že nesmiete prestať. Zvuk tikania môže byť pre niekoho rušivý, ale najmä vás poháňa vpred. Pocit, že vám ostáva niekoľko minút do uplynutia časomiery, vás športovo tlačí danú úlohu stihnúť.

VEDELI STE, ŽE…

…na túto techniku sa originálne používa kuchynská minútka v tvare paradajky? Práve po nej sa volá táto technika. Keď si vyhľadáte v talianskom slovníku slovo pomodoro, znamená to paradajka.

Každá pomodoro sekcia by mala byť riešená zdravým rozumom. Nechajte minútku uplynúť a neprestavujte ju. Radšej zvyšný čas využite efektívnejšie, napríklad na zopakovanie toho, čo ste urobili, drobné vylepšenia a poznámky. Pred začatím pomodora by ste sa mali sústrediť na samotné fázy, ktoré sú základmi pre fungovanie tejto techniky.

4 fázy pomodoro techniky

Technika Pomodoro sa skladá zo 4 fáz:

1. Fáza vizualizácie – predtým, ako začnete, si najprv v hlave predstavte, ako to chcete urobiť. Čo musíte spraviť, s čím začnete, aký program spustíte a podobne.
2. Fáza plánovania – veľmi užitočná pomôcka pri plánovaní je takzvaný to-do list. V preklade ide o zoznam úloh, ktoré chcete vykonať. Zapíšte si každú úlohu a roztrieďte si ich do viacerých pomodorov. Malé úlohy, ktoré zaberú len pár minút, môžete zahrnúť do jednej fázy pomodora.
3. Fáza zaznamenávania – každú dokončenú úlohu si počas prestávky odfajknite. Zhodnoťte si vašu prácu, či ste s ňou boli spokojní a podobne.
4. Fáza sledovania progresu – pýtajte sa samých seba otázky, ktoré vám niečo dajú. Feedback je vždy dôležitý. Napríklad: Ako sa vám darí? Stihnete všetko, čo ste za daný deň chceli stihnúť? Vyhovuje vám to tak, ako to je? Čo by ste mohli spraviť, aby sa vám darilo lepšie?

Ak vás niekto vyruší

Je dôležité nastaviť si to ako svoju prioritu. Pred vykonávaním tejto techniky si vypnite telefón a zamedzte možnému vyrušeniu. Oboznámte o tom aj svojich kolegov v kancelárii alebo spolubývajúcich. Aj keď sa niekedy vyrušeniu nedá zabrániť, stále máte na výber. Zrušte danú úlohu a nechajte si ju na neskôr. Robte to skutočne len v nevyhnutných situáciách alebo použite Cirillovu stratégiu:

1. Informujte kolegu o tom, že práve nemôžete.
2. Vyjednávajte, koľko času potrebujete, pokiaľ sa mu môžete venovať.
3. Pokračujte v dokončení danej úlohy.
4. Privolajte naspäť svojho kolegu a venujte sa mu.

Komu sa pomodoro odporúča

Vyskúšať si túto techniku môže každý. Nie je nič zlé na tom chcieť si zlepšiť svoju produktivitu. Pri niektorých ľuďoch to však môže hrať kľúčový faktor vôbec niečo spraviť za celý deň. Tí by mali vyskúšať pomodoro techniku ako prví. Pomodoro vám preto pomôže v prípadoch, ak máte:

• problém s udržaním pozornosti a ľahko sa necháte vyrušiť
• nedosahujete optimálnu pracovnú produktivitu
• máte veľa práce, na ktorú máte množstvo času, ale chcete ju mať už za sebou
• ste často sklamaní z toho, koľko by ste toho chceli stihnúť, no na konci to tak nie je
• radi plánujete a nasledujete svoje ciele.

Prečo je taká efektívna?

Štúdie ukázali, že ľudia sa radšej uspokoja s krátkodobým potešením, ako veľkými úlohami. Radšej si pustia o jedno video na Youtube viac alebo prescollujú sociálne siete. Pravdepodobne to poznáte aj vy, veľké úlohy sa zdajú veľké a máte ich tendenciu stále odkladať. Našťastie, existuje riešenie, ako sa raz a navždy prestať vyhýbať veľkým úlohám či už je to upratovanie domu, písanie vlastného blogu, alebo učenie sa na maturitu.

Riešenie spočíva v začatí. Začnite v malom. Otvorte zošit a naučte sa prvé riadky. Založte si blog, nemusíte hneď chrliť články ako drak. Namočte handru a začnite utieraním jednej parapety od prachu. Postupne budete pokračovať a nebude sa vám chcieť skončiť, až pokiaľ nedokončíte všetko.

Záver

Ste motivovaní vyskúšať si túto techniku priamo v praxi? Pamätajte však na 4 dôležité fázy a čo robiť, keď vás niekto vyruší. So správnym nastavením času to zvládnete ako nič. Nezabúdajte ani na dôležité prestávky. Počas nich sa choďte nadýchať čerstvého vzduchu, upratať si stôl alebo uložiť veci v skrini.