Zaujíma ma
24. júna 2019

Peter Legény

E-commerce konzultant a produktový manažér v RIESENIA.com
24. júna 2019

Prečo je pre e-shop dôležité mať skladové hospodárstvo

6 min čítania

Pre e-shop je vedenie skladového hospodárstva jednou z kľúčových činností efektívneho fungovania, nielen vzhľadom k účtovníctvu, ale aj ako konkurenčná výhoda e-shopu. Snahou e-shopu je informovať zákazníka o tom, že tovar majú skladom a vedia ho čo najrýchlejšie doručiť zákazníkovi. Na to, aby tento prísľub mohol byť splnený musí mať e-shop evidované skladové zásoby v účtovnom programe alebo systéme. Zároveň mať na tento systém vytvorené prepojenie, ktoré komunikuje s e-shopom a doťahuje relevantné informácie o stave skladových zásob a možných termínoch dodaní zákazníkov.

Pre e-shop môže byť zavedenie skladového hospodárstva významnou investičnou položkou, ale na druhej strane má táto investícia v strednodobom horizonte významný pozitívny dopad na znižovanie nákladov, optimalizáciu a zefektívnenie vnútrofiremných procesov a evidenciu tovaru.

Prínosov skladového hospodárstva je niekoľko, a preto by ste nemali zanedbať prípravu- na výber toho správneho programu, je to totiž podstatný krok pre ďalší rast spoločnosti.

Čo je to skladové hospodárstvo

Každá spoločnosť, či už je to výrobca, distribútor, alebo maloobchodný predajca, potrebuje efektívne a plynulo zabezpečovať prísun jednotlivých druhov zásob s cieľom minimalizovať náklady a znížiť riziká spojené s časom a kvalitou dodávky.

Snahou e-shopu je informovať zákazníka o tom, že tovar majú skladom a vedia ho čo najrýchlejšie doručiť zákazníkovi.

Delenie skladov

Existuje rôzne typové delenie skladov, ale pri e-shopoch sa primárne bavíme o tzv. sklade zásob, čo je vlastný sklad e-shopu, resp. sklad v predajniach, alebo distribučnom sklade, od ktorého e-shop nakupuje tovar.

V niektorých prípadoch e-shop môže používať ešte špeciálne typy skladov pre potreby zefektívnenia logistických procesov:

1. Konsignačný sklad – zriaďuje ich dodávateľ (značka) u odberateľa (e-shop), funguje to často pri bielej a čiernej technike, keď výrobcovia dodajú e-shopom dostatok tovaru, tie z neho odoberajú podľa potreby a nepredaný tovar vrátia výrobcovi, resp. distribútorovi.

2. Tranzitný sklad – napr.: Amazon, Alibaba, poskytujú predajcom svoje tranzitné sklady, aby zefektívnili kvalitu a dĺžku dodania zákazníkovi. Ale stavajú sa aj pri miestach veľkých prekládok.

Riadenie zásob

Zmyslom riadenia zásob v internetovom obchode je udržať zásoby tovaru na takej výške, aby bol možný plynulý priebeh predaja pri čo najnižšej viazanosti finančných prostriedkov.
Dopĺňanie tovaru na sklad sa určuje na základe priemernej dennej/týždennej/mesačnej spotreby tovaru.

Rozhodujúcim krokom pri objednaní tovaru je určenie časového momentu objednávky, teda začiatok obstarávacieho procesu. V prípade e-shopov to vzniká záväzným objednaním na webstránke, prípadne cez asistovaný nákup (po telefóne, prostredníctvom obchodného zástupcu a pod…) a dôležitým faktorom je tiež obstarávací čas objednávky, ktorý definujeme ako časový interval začínajúci momentom objednania a končiaci v okamihu vyskladnenia (opustenia skladu). Na základe toho vie internetový obchod plánovať ďalšie náväzné procesy spojené s dopravou tovaru k zákazníkovi či celkovým časom na dodanie tovaru, ktoré internetový obchod môže komunikovať zákazníkovi.

Zmyslom riadenia zásob v internetovom obchode je udržať zásoby tovaru na takej výške, aby bol možný plynulý priebeh predaja pri čo najnižšej viazanosti finančných prostriedkov.

Objednávka musí obsahovať všetky potrebné údaje (druh tovaru, množstvo, cenu, spôsob dopravy, platby, bankové spojenie, dodaciu adresu, fakturačnú adresu,…). Tieto informácie by mali prísť v dátovej podobe z e-shopu ihneď po spracovaní a schválení objednávky, aby bola doba vybavenia čo najkratšia.

Nie všetky metódy riadenia skladu sa hodia pre internetový predaj.

Teória: Metodiky riadenia zásob

Metóda riadenia skladu patrí k strategickým rozhodnutiam a každá sa hodí pre iný druh zásob a rôzne typy výroby či obchodu. Nie všetky sa hodia pre internetový predaj, a závisí aj od zamerania obchodu.

FEFO – znamená First Expired, First Out, teda prvý expiruje, prvý von. Ide o obsluhovanie poradia od materiálu so skorším dátumom spotreby bez ohľadu na čas obstarania. Hodí sa hlavne pre e-shopy, ktoré predávajú sortiment s dátumom expirácie ako potraviny, výživové doplnky, kvety a pod…

FIFO – First In, First Out, znamená prvá do skladu, prvá zo skladu. Najstaršia položka, ktorá je prvá prijatá do skladu, je zo systému odpísaná ako prvá. Fyzicky nemusí byť použitá skutočne najstaršia položka. Pri oceňovaní zásob v účtovníctve sa spotreba jedného druhu zásob oceňuje v cene prvého nákupu, takže zostatok na sklade je vykázaný v posledných cenách.

LIFO – Last In, First Out, teda posledná do skladu, prvá zo skladu. Pri spotrebe sa zo systému odpisuje naposledy prijatá položka ako prvá, pričom sa nemusí použiť skutočne najmladšia položka. Využitie hlavne pri móde a e-shopoch zameraných na predaj hi-tech noviniek. Použitie metódy LIFO pre oceňovanie je v slovenských účtovných štandardoch zakázané. Firmy by si tak mohli neoprávnene zvyšovať náklady, čím by sa znižoval základ dane.

HIFO – je Highest In, First Out = najdrahší dovnútra, prvý von. Táto metóda funguje tak, že položky sú brané v poradí od najdrahších jednotiek, pričom nezáleží na termíne vstupu či obstarania.

ABC (activity based costing) – táto metóda sa uplatňuje hlavne vo výrobných podnikoch, ktoré vyrábajú zložité výrobky z veľkého množstva komponentov, alebo pri rýchloobrátkových obchodoch, ktoré majú široký sortiment produktov a pristupujú rôzne k rôznym druhom zásob. Delia sa na tri kategórie:
A – významné výrobky s ohľadom na obrat podniku (10 % výrobkov, 75 % obratu). Patria sem položky s najväčším podielom na obrate. Im je venovaná najväčšia pozornosť. Pri ich nákupe je potrebný detailný prieskum dodacích podmienok (kvalita, cena, dodacia lehota) pre každú položku zvlášť. Veľkosť potrieb je určovaná analyticky na základe predajných/výrobných plánov, kusovníkov a noriem spotreby tovaru/materiálu. Objednávanie je realizované v kratších časových intervaloch. Aj nepatrné zníženie stavu zásob má výrazný dopad na zníženie nákladov na skladovanie.
B – menej “významné” výrobky (20 % výrobkov, 15 % obratu). Patria sem položky so strednou výškou obratu. Pozornosť venovaná týmto tovarom je obvykle orientovaná na jednotlivé tovarové skupiny (nie na jednotlivé druhy tovarov). Veľkosť potrieb môže byť určovaná aj analyticky, ale väčšinou postačuje štatistický odhad (forecasting). Pri riadení zásob sú objednávané vo väčších objednávacích cykloch, pretože zvýšenie priemernej úrovne zásob u tejto skupiny položiek nemá až taký výrazný vplyv na výšku skladovacích nákladov ako u položiek skupiny A.
C – “nevýznamné” výrobky (70 % výrobkov, 10 % obratu). Do tejto skupiny patria nízkoobrátkové položky. Tieto sú obstarávané vždy až na základe priamych požiadaviek.

JIT (Just In Time) – je inovačná stratégia riadenia zásob, ktorá vznikla v spoločnosti Toyota a tiež sa označuje ako Toyota Production System. Cieľom tejto metódy sú minimálne zásoby a maximálna kvalita. Spolupráca medzi dodávateľom a odberateľom musí byť natoľko koordinovaná, že sa zásoby stávajú zbytočné.
Dôležité sú dôsledne naplánované a spoľahlivo realizované dodávky, blízkosť výroby dodávateľa a odberateľa a ich prepojenie vo všetkých oblastiach (vrátane informačných systémov). Výhody sú zjavné: nižšie ceny pri nákupe a nižšia viazanosť kapitálu v zásobách. JIT zvyšuje produktivitu a znižuje celkové náklady, no jej nasadenie je veľmi náročné z dôvodu úplného zosúladenia procesov v logistickom reťazci.

Ako sa pripraviť na výber skladového hospodárstva

Aby ste vybrali naozaj dobrý program na riadenie skladu, musíte zanalyzovať interné procesy, ktoré prebiehajú vo vašej firme, s ktorými softvérovými riešeniami bude program spolupracovať, a kto všetko tento program bude využívať.

Aby ste vybrali naozaj dobrý program na riadenie skladu, musíte zanalyzovať interné procesy.

Výber programu na riadenie skladu nie je len záležitosťou IT/technického oddelenia. To vám pomôže až v procese implementácie a neskoršej správe programu. Program je primárne určený pre vás a vašich zamestnancov. Zapojte ich do výberu, pýtajte sa ich a počúvajte ich.

Kritériá výberu dodávateľa:

Veľkosť vašej firmy
Pri výbere do úvahy berte nielen počet produktov, veľkosť obratu či počet zamestnancov, ale najmä rozsah a zložitosť procesov spojených s vedením skladu.

Interná analýza
Do procesu výberu zapojte aj exekutívnych pracovníkov, ktorí s ním pravdepodobne nebudú pracovať, ale najlepšie poznajú procesy vo firme. Dôležitá je tiež definícia potrieb kontroly evidencie a stavu skladu. Program bude využívaný na rôzne účely. Do programu budú vstupovať rôzne oddelenia (účtovné, marketingové, starostlivosť o zákazníkov, IT…), preto je dôležité prejsť agendu každého zvlášť.

Kompatibilita prepojenia systému s vaším e-shopom
Pre efektívne vedenie skladu je z dlhodobého hľadiska dôležitá kompatibilita s ďalšími softvérmi, ktoré budú so skladovým hospodárstvom spolupracovať. Pre e-shopy je najdôležitejšou požiadavkou prenos informácií o aktuálnych skladových zásobách do internetového obchodu. Preto by mal byť váš program kompatibilný s technológiou, ktorá túto dátovú službu zabezpečuje. Veľa programov má vybudované vlastné riešenia, alebo má certifikovaných partnerov, ktorí dokážu tento synchronizačný modul implementovať do vášho e-shopu.

Školenie zamestnancov
Ku školeniu sa dostanete až po implementácii skladového hospodárstva, je však dôležité aby ste na tento krok mysleli už od začiatku.

“Systém ktorý nebude zamestnancami využívaný, predstavuje zbytočný náklad pre spoločnosť.”

Preto je samozrejmosť nechať si od dodávateľa už na začiatku urobiť prezentáciu, ktorej sa zúčastnia aj vaši zamestnanci, teda koncoví užívatelia programu, aby ste zistili, či pre nich nie je zložitý, alebo v ňom vidia prínos voči aktuálnemu stavu.

Ďalším dôležitým bodom je mať vo firme dedikovaného človeka, alebo tím, ktorý bude so systémom pracovať, a bude mu rozumieť na vyššej úrovni než bežný používateľ. V prípade problému vie takýto človek s technickou podporu rýchlo a efektívnejšie riešiť danú situáciu.

Je úplne bežné, že pri implementáciách sa vyskytnú technické prekážky a dobrý dodávateľ by mal povedať, ako ich vyriešili.

Referencie a úspešnosť implementácie
Zistite si, či má dodávateľ skladového programu dostatok preukázateľných referencií a spokojných klientov. Nezabudnite sa pýtať aj na neúspechy pri implementáciách. Je úplne bežné, že pri implementáciách sa vyskytnú technické prekážky a dobrý dodávateľ by mal povedať, ako ich vyriešili. Tiež sa pýtajte, ako je dodávateľ schopný dlhodobo riešiť špecifické požiadavky u svojich klientov.

Podpora
Je alfa a omega každého kvalitného softvéru či služby. Ak sa vyskytne chyba, chcete mať dodávateľa, ktorý je schopný promptne ju riešiť a nezľahne sa po ňom zem pri prvej požiadavke. Pýtajte sa na interné kapacity, ale aj na reálnu históriu pri poskytovaní podpory zo strany dodávateľa. Kvalitný skladový program by mal mať stanovené presné podmienky, za ktorých poskytuje podporu, ale aj úvodné nastavenie programu a zaškolenie vašich zamestnancov.

Cena by nemala byť jediným posudzovaným faktorom.

Cena
Býva spravidla jedným z najdôležitejších faktorov výberu, ale nemala by byť jediným posudzovaným faktorom. Je to investícia na niekoľko rokov. Treba si dávať pozor na rôzne zľavy, ktoré sú napríklad časovo ohraničené a na prvý pohľad vyzerajú lákavo, ale po ich skončení to môžete výrazne pocítiť.

Porovnanie dostupných riešení

Na trhu je veľké množstvo skladových programov rôznych veľkostí a vybavenia, uvádzame všeobecný prehľad najpoužívanejších programov, ktoré najčastejšie využívajú e-shopy. Viacero programov ponúka pre e-shopy aj samostatné modulácie nadstavby pre dátovú synchronizáciu.

MRP
PROFIT 365 
OASIS
MONEY S 
ABRA
POHODA
KARAT
KROS
BARIS
HELIOS
NOV
I6
Microsoft Dynamics 
SAP

Záver

Výber toho správneho partnera je dôležitým rozhodnutím pri výbere vhodného systému pre riadenie skladu, ale aj pre následnú integráciu s e-shopom a významne ovplyvňuje rast e-shopu do budúcnosti. Preto je dôležité si tento krok dobre naplánovať a poradiť sa s odborníkmi.

Získaj novinky ako prvý

Prihlásením sa do noviniek súhlasíš s ich odberom a týmto úprimným dokumentom, ktorý sme k ochrane osobných údajov pripravili.

Autor článku

Peter Legény

E-commerce konzultant a produktový manažér v RIESENIA.com

E-commerce konzultant pre B2B a B2C, produktový manažér platformy RSHOP

Tento článok prináša

Agentúra RIESENIA.com od roku 2005 efektívne spája tímy zabezpečujúce všetko od UX a strategického dizajnu, cez vývoj riešení na mieru až po komunikáciu naprieč jednotlivými kanálmi online ekosystému.

Posledné
Obľubené
  • Kategórie

  • Podcasty





  • O nás

    Pravidlené novinky, rozhovory a dlhodobý obsah pre majiteľov eshopov a ecommerce marketérov. To je Ecommerce Bridge.

  • Tlačové správy

  • Získaj novinky ako prvý

    Prihlásením sa do noviniek súhlasíš s ich odberom a týmto úprimným dokumentom, ktorý sme k ochrane osobných údajov pripravili.