Prečo Excel zabíja vašu logistiku a top triky v skladovaní na rok 2025 (Tomáš Gálik, Chameleoon)

|

V rozhovore sa dozviete:

• 02:07 Čo dnes brzdí e-shopy v rýchlejšej expedícii?
• 05:17 Prečo založili spoločnosť Chameleoon a s čím dokáže pomôcť?
• 07:07 Je to vhodné aj pre malé e-shopy?
• 08:07 Aký je rozdiel medzi týmto systémom a fulfillmentom?
• 10:17 Je náročné napojenie systému na CMS alebo ERP?
• 14:02 Môže si teoreticky takýto systém vyvinúť ktokoľvek interne?
• 16:21 Ako sa pripraviť na sezónne výkyvy v skladoch?
• 18:46 Dokáže e-shopom pomôcť aj automatizácia alebo AI?
• 22:53 Aké chyby najčastejšie robia e-shopy pri logistike?

Ako automatizácia mení expedíciu v e-shopoch

Expedícia je stále jednou z najnáročnejších častí prevádzky e-shopu. Keď sa tovar pokazí, príde neskoro, alebo vôbec nepríde, reputácia ide dole, nech je značka akokoľvek silná. Mnohí si síce myslia, že logistiku zvládnu s papierom, Excelom a trochou snahy, ale realita im často veľmi rýchlo ukáže opak. Práve preto vznikajú systémy, ktoré túto časť prevádzky zjednodušujú a sprehľadňujú.

Od papierov k systému, ktorý šetrí čas a eliminuje chyby

Mnohé e-shopy stále fungujú v móde „Ctrl+C, Ctrl+V“. Údaje kopírujú z ERP do kuriérskych systémov ručne alebo cez Excel importy, a spätná väzba často úplne chýba. Ak sa niečo pokazí, napríklad zle vyplnená adresa, chyba sa odhalí až po odoslaní balíka – ak vôbec. To, čo pri desiatkach objednávok ešte ako-tak funguje, sa pri vyšších objemoch mení na dennodenný stres.

Riešením je systém, ktorý eliminuje ručné zásahy. Nie je potrebné nič kopírovať, exportovať ani zložito importovať. Všetko prebieha automaticky – od vytvorenia zásielky až po jej sledovanie a aktualizáciu stavov priamo v e-shope. Aj menšie prevádzky so štyridsiatimi zásielkami mesačne takto dokážu získať vyššiu presnosť a ušetriť čas, ktorý by inak venovali kontrole či opravám.

Fulfillment nie je pre každého

Automatizácia vlastnej expedície môže byť alternatívou k externým fulfillment službám. Tie sú síce praktické, ale nie vždy výhodné – najmä pri špecifických produktoch ako alkohol, ktoré si vyžadujú vlastný sklad a individuálny prístup. Niekedy sa obchod vráti späť k vlastnej expedícii po tom, čo zistí, že outsourcing mu nevyhovuje – či už kvôli cene, alebo kontrole nad procesom.

Aj vlastný sklad však dokáže fungovať ako dobre naolejovaný stroj. Pokiaľ sa využije systém, ktorý spája riadenie skladu, automatizáciu, tlač štítkov, sledovanie zásielok a napojenie na kuriérske spoločnosti, rozdiel v komforte a výkonnosti môže byť zásadný.

Integrácia, ktorá nebolí

Jednou z výhod moderných expedičných riešení je jednoduché nasadenie. Registrácia je voľne dostupná a väčšina používateľov si systém nastaví sama. Ak je potrebná asistencia, pomoc je dostupná a proces integrácie trvá len niekoľko dní. Navyše systém ponúka možnosť rozšírenia o hardvér – čítačky čiarových kódov, tlačiarne, mobilné zariadenia a aj spotrebný materiál ako štítky.

Používanie systému sa podobá samoobslužnému skenovaniu v obchode – skladník dostane objednávku do mobilného zariadenia, prechádza skladom s vozíkom, sníma tovar a ukladá ho do označených boxov. Systém vychystávania je optimalizovaný tak, aby minimalizoval počet krokov a pohybov. Vychystáva sa viac objednávok naraz a trasa sa plánuje podľa pozícií v sklade.

Malá automatizácia pre každého

Keď sa povie „automatizácia skladu“, mnohí si predstavia miliónové robotické systémy, ktoré si môžu dovoliť len najväčší hráči. No realita je iná – nie každá automatizácia znamená obrovskú investíciu. Existuje tzv. „malá automatizácia“, ktorú si môžu dovoliť aj menšie e-shopy. Namiesto autostoru postačí čítačka čiarových kódov a jednoduchý systém, ktorý dokáže usmerniť skladníkov, kontrolovať pohyby a zjednodušiť každodenné činnosti.

Takéto riešenia umožňujú mať prehľad nad celým expedičným procesom, eliminujú chyby a zároveň výrazne skracujú čas, ktorý by inak musel venovať ľudský faktor.

Pripravení na sezónu aj s brigádnikmi

Jednou z najnáročnejších výziev pre každý e-shop je sezóna – či už ide o Vianoce alebo letné nákupy. Počet objednávok môže narásť o stovky percent. Aby sklad zvládol takýto nápor, často prichádzajú na pomoc brigádnici. No bez systému, ktorý ich vedie a kontroluje, rastie chybovosť a stres.

Dobrý systém zabezpečí, že aj brigádnik bez skúseností dokáže po krátkom zaškolení pracovať efektívne. Má svoj účet, dostane jasné inštrukcie a systém za neho kontroluje správnosť výberu tovaru. Znižuje sa tým počet chýb a zároveň sa zrýchľuje celý proces.

Čiarové kódy ako základ automatizácie

Aj dnes mnoho e-shopov nevyužíva čiarové kódy naplno, hoci ich už na produktoch často majú. Skenovanie pri expedícii umožňuje nielen presnú identifikáciu tovaru, ale aj kontrolu toho, čo sa reálne odosiela. Systém vie overiť, či skladník drží správny produkt, a tým sa eliminuje riziko, že zákazník dostane nesprávny balík.

Pre malé a stredné e-shopy úplne postačí, ak sa zamerajú na zavedenie čiarových kódov a ich systematické využívanie. Netreba hneď riešiť RFID technológie – základná automatická identifikácia vie priniesť veľmi výrazné zlepšenie.

Systém eliminuje chyby, ktoré sa pri raste násobia

Častou chybou rastúcich e-shopov je chaos v sklade. Bez jasného systému sa pri zvyšujúcom sa objeme zvyšuje aj chybovosť. Čas na vybavenie objednávky sa predlžuje, skladník hľadá produkty naslepo a chýba akýkoľvek prehľad. Problémom sú aj zlé návyky, ako napríklad tzv. prekresosystém – vytlačím si objednávky, potom štítky, a až následne sa ich snažím spárovať s reálnymi balíkmi.

Tento prístup ešte funguje pri desiatich objednávkach. Ale ak ich je päťdesiat, systém sa zrúti. Moderné riešenie naproti tomu spája všetko – objednávku, štítok aj tovar – v jeden plynulý proces.

Vratky ako tichý zabijak efektivity

Ak je expedícia presná, zákazník tovar nevracia. V prípade, že tovar nesedí, mešká, alebo je zle doručený, vzniká neefektívna vratná logistika. Tá narúša bežný chod skladu, a hoci je v niektorých segmentoch ako fashion úplne bežná, väčšina e-shopov ju chce minimalizovať.

Každá vratka je dodatočná práca a rozbíja nastavený rytmus expedície. Preto je taký dôraz kladený na to, aby expedícia bola hneď na prvýkrát správna.

Logistika ako súčasť značky

Budovanie značky dnes nekončí pri dizajne loga a peknom webe. Ak zákazník dostane balík neskoro, zle zabalený, alebo s chybou, celý dojem sa rúca. Spokojnosť zákazníka je čoraz viac spojená práve s tým, ako rýchlo a bez problémov dostane svoj tovar.

Sledovanie logistických dát – počet vratiek, chybovosť pri expedícii, priemerná doba doručenia – sa tak stáva kľúčom k zlepšovaniu procesov. Z týchto ukazovateľov možno vyčítať, ktorý kuriér funguje najlepšie, kde vznikajú problémy a čo treba zmeniť.

Automatizácia nie je trend, je to nutnosť

Na záver jedno odporúčanie: nebáť sa ísť do automatizácie. Dnes už nejde o „nice to have“, ale o nástroj, ktorý rozhoduje o tom, či e-shop zvládne rásť, alebo sa utopí v ručnom chaosu. Aj jednoduchý expedičný systém vie zmeniť každodenný život v sklade a priniesť poriadok tam, kde predtým vládol neprehľadný systém papierov a tabuliek.