Ako na efektívne online stretnutia

O organizácii stretnutí sa už napísalo veľa – majú byť krátke, agenda má byť pripravená vopred, všetci zúčastnení by s ňou mali byť oboznámení, nemal by tam byť nikto navyše a všetci by mali vedieť používať vybranú komunikačnú platformu.

Moje prvé odporúčanie je najlacnejší hack a skúsiť ho môžete už na vašom najbližšom videohovore. Nazval som ho takto:

Organizácia stretnutia v textovom editore

Ja osobne používam Visual Studio Code, ale pokojne môžete použiť poznámkový blok na Windowse alebo Notes na Macu. Jednoducho akýkoľvek textový editor, na ktorom sa dá zväčšiť písmo. Ten, kto vedie stretnutie, nazdieľa plochu s otvoreným textovým editorom. Na začiatku stretnutia obsahuje napríklad len tri body.

Počas videohovoru zapisuje dôležité odrážky k daným bodom. Týmto v reálnom čase vzniká záznam stretnutia, niekedy aj podklad na špecifikáciu, prípadne zadanie pre ďalšiu nadväzujúcu prácu.

Ďalší prístup, ktorý sa mi osvedčil, je spísať pod seba viac možností riešenia.  Odporúčam si každé riešenie prejsť a po diskusii vymazať tie, ktoré sa neujali. Napríklad Google Docs poskytuje aj farbičky, vyznačovanie, hrubé písmo, nadpisy. Pamätajte však na to, že to musí byť rýchle a prílišným formátovaním sa nezaoberajte.

Výhody tohto prístupu

•   Je to zadarmo, rýchle, bez nutnosti čokoľvek nastavovať alebo inštalovať.
•   Lepšie sa udržuje pozornosť na aktuálne prebranom bode.
•   Zrozumiteľné riešenie pre technicky náročnejšie oblasti (napr. štruktúra URL)
•   S ukončením videohovoru nezmizne zápis v chate.
•   Vzniká zápis, ktorý sa dá hneď po skončení stretnutia poslať, prípadne rovno vytvoriť úlohy.
•   Zapojení spolupracovníci sa väčšinou zhodnú na riešeniach a majú ich hneď spísané. Týmto sa eliminujú pochybnosti v budúcnosti.
•   Na konci sa dá zápis prebehnúť a spraviť si zhrnutie, či to všetci pochopili správne.

Pri vývoji aplikácií a hlavne pri týždenných stand-upoch v rámci agilného vývoja používame trochu sofistikovanejšie rozhranie – aktuálne dashboard v nástroji Clickup, kde máme aj kanban pohľad na úlohy, diagram na stav projektu a čas vyhradený na zápis stretnutia.

Figjam prinesie osvieženie

Dizajnéri určite poznajú nástroj Figma. Tento online nástroj vytvoril aj niečo ako „podaplikáciu“ – Figjam a slúži ako online virtuálna tabuľa. Podobne ako Figmu, aj Figjam súbor viete nazdielať vašim spolupracovníkom a určiť im práva. Výhodou je aj možnosť kopírovania objektov z Figmy a do Figmy. To oceníte napríklad pri redizajne e-shopu. Najprv si urobíte analýzu a špecifikáciu vo Figjame a následne plynule prejdete do Figmy.

Vo firme sa nám osvedčilo viesť online stretnutia na začiatku projektu práve v tomto nástroji. Začať môžete kľudne s prázdnou tabuľou a ako nám klient dávkuje zadanie, priamo na videohovore postupne vzniká zhluk informácii, až kým sa z toho vykľuje niekoľko diagramov, ktoré žijú s projektom ďalej. Finálna podoba nevznikne priamo na videohovore. Dôležité však je zozbierať na stretnutí čo najviac informácií.

Na čo je vhodný Figjam

• Tvorba informačnej architektúry – lepšie pochopenie ako v Exceli.
• Tvorba procesného diagramu – dobrá organizácia objektov v gride, výborná práca s prepojeniami.
• Definovanie rolí a požadovaných funkcií pre danú rolu
• Vizualizovanie prepojenia systémo
• Smart tabuľa
• Zber nápadov tímu a následné hlasovanie
• Low fidelity wireframes – hrubé webové skice s návrhom umiestnenia funkcionalít
• Onboarding

Prečo online diagram alebo nástenka?

• Možnosť komentovať a vyriešiť komentár
• Lepšie pochopenie problémovej oblasti pre klienta, dizajnéra aj programátorov
• Zapojenie všetkých zúčastnených do tvorby
• Zálohovanie starších verzií
• Vždy finálna verzia, ktorá je online
• Vidieť kurzory každého v súbore, viditeľnosť problému v daný moment
• Možnosť hlasovať hravou formou

Alternatívou k Figjamu môže byť aj napríklad aplikácia Miro. Ak využívate Google Workspace, do pozornosti by som dal aj Google Drawings, aj keď výstupy z Drawings nebudú vyzerať tak dobre.

Dúfam, že som niekoho z vás inšpiroval na vyskúšanie niektorého z nástrojov a vaše online stretnutia budú efektívnejšie.