Ako si správne nastaviť účtovníctvo a financie v miliónových e-shopoch (Juraj Tobák, TPA GetFinDone)

SLEDUJTE TENTO OBSAH Ako podcast

V rozhovore sa dozviete:

• 04:45 Bude sa AI využívať aj v účtovníctve?
• 08:04 Je rozdiel v účtovaní malých a multi-miliónových e-shopov?
• 10:51 Riešia väčší hráči aj malé položky do nákladov?
• 16:01 Platí človek za známe účtové meno výrazne viac?
• 19:50 Je hlavná výhoda v technologickej zdatnosti firmy?
• 22:12 Sú nejaké kontrolné otázky, ktoré mi vedia zrevidovať stav účtovníctva?
• 27:23 Podľa čoho si určujú cenu konzultácií?

Novinky z Youtube kanála Ecommerce Bridge
Prihlásiť sa na odber

Ako vyzerá účtovníctvo milionových e-shopov

Účtovníctvo je pre väčšinu podnikateľov téma, pri ktorej sa im otvára nožík vo vrecku. Keď príde účtovník s mailom o chýbajúcich dokladoch, málokto zostane pokojný. Napriek tomu je práve správne nastavené účtovníctvo jedným z kľúčov k rastu e-shopu. Malé projekty ho často riešia cez známych a rodinu, no s rastúcimi obratmi prichádzajú problémy, ktoré bez automatizácie a procesov jednoducho nie je možné zvládnuť.

Malé a veľké e-shopy

Začínajúci podnikatelia si účtovníctvo neraz nechávajú spracovávať sestranici či manželke, ktorej stačí podať DPH a daň z príjmu. V účtovníctve sa tak bežne objavujú gauče či iné osobné výdavky. Veľké e-shopy však fungujú inak. Neriešia drobné optimalizácie, ale sústredia sa na efektivitu, expanziu, nové trhy a zlepšovanie procesov. Ak má firma milión eur zisku, nezruinuje ju daň vo výške dvestotisíc. Podstatné je, aby o rok dokázala zarobiť dvojnásobok.

Rozdiel je aj v kvalite dát. Účtovník bez znalostí e-commerce často nestíha a zle vyhodnocuje transakcie. To môže znamenať, že firma zaplatí vyššie dane, ako musí, alebo odvedie DPH v nesprávnej krajine. Bežné sú prípady, keď bolo potrebné spätne opravovať účtovníctvo za niekoľko rokov. Vtedy sa zistí, že spoločnosti odvádzali zbytočne vysoké dane z príjmu alebo DPH, a niekde dokonca platili na Slovensku, hoci mali dávno odvádzať v Maďarsku.

Preťaženie účtovníkov

Pri desiatkach až stovkách tisíc transakcií mesačne nie je možné všetko zvládnuť manuálne. Tradiční účtovníci trávia 80 až 90 percent času prepisovaním dokladov, čo neumožňuje sledovať anomálie, komunikovať s bankami, kuriérmi či dodávateľmi. Ak nie je systém nastavený správne, firma si nemusí všimnúť ani to, že jej kartová spoločnosť alebo kuriér dlhuje desiatky tisíc eur.

Automatizácia umožňuje obrátiť pomer. Rutinná práca tvorí iba menšiu časť času, zvyšok sa venuje čisteniu účtov, riešeniu problémov a komunikácii. Vďaka tomu dokáže menší tím účtovať aj veľké e-shopy. Kým tradičný prístup by si vyžadoval tri účtovníčky, ktoré aj tak nestíhajú, moderný systém to zvládne s jedným človekom na kratší úväzok a zároveň včas.

ERP a technologický prístup

Správne nastavený ERP systém je základom. Mal by byť cloudový, prepojený cez API a umožňovať integrácie so všetkými dátovými zdrojmi. Väčšie e-shopy majú desiatky až stovky vstupov – banky, platobné brány, kuriérov, rôzne meny a marketplaces ako Amazon či Allegro. Ak to niekto robí manuálne, každý mesiac musí ručne sťahovať a importovať desiatky exportov. Technologický prístup to rieši centralizovaným hubom, ktorý všetko napojí a eliminuje riziko chýb.

Aj skúsenosť z Jim Beam ukázala, že tradičný spôsob nestačí. Desaťmiliónový e-shop nedokázala účtovať jedna účtovníčka, no po nastavení systémov zvládlo päť ľudí spracovať obrat päťdesiat miliónov. Dnes dokáže firma s tridsiatimi zamestnancami zaúčtovať viac než desať miliónov transakcií ročne.

Úloha umelej inteligencie

AI zatiaľ nedokáže pochopiť kontext firmy a rozhodnúť, čo je materiál a čo tovar, no dokáže ušetriť obrovské množstvo práce. Vie odhaliť trendy, rýchlo robiť prepočty a pripraviť mesačné sumáre, ktoré by seniorný účtovník robil hodiny. Úlohou ľudí je už len kontrola a doplnenie. Budúcnosť účtovníctva preto nie je v manuálnom prepisovaní, ale v kombinácii automatizácie, AI a ľudskej expertízy.

Ako zistiť, že máte dobrého účtovníka

Existuje niekoľko jednoduchých kontrolných otázok. Dostanete závierku včas, alebo sa neustále posúva? Vie účtovník vysvetliť, čo sa nachádza na účtoch a prečo máte pohľadávky v nezmyselnej výške? Dokáže pripraviť priebežnú závierku v priebehu týždňa, ak ju potrebujete pre banku? Ak miesto odpovedí iba zahmlieva, je to signál, že účtovníctvo nie je v poriadku.

Dôležitá je aj komunikácia. Účtovníctvo by nemalo byť len o mailoch s chýbajúcimi dokladmi, ale o tom, že rozumiete, čo je vo vašich výkazoch. Ak máte pochybnosti, je lepšie zavolať audítora, ktorý objektívne preverí stav.

Financovanie a banky

Firmy často chcú optimalizovať dane, no zároveň potrebujú financovanie. Ak majú účtovníctvo plné osobných výdavkov, banky ich rýchlo odhalia. Typickým príkladom je spoločnosť, ktorá má milión eur zisku, ale zároveň milión eur pohľadávok voči spoločníkovi. V realite by po správnom zaúčtovaní bola na nule a otázka optimalizácie by vôbec nevznikla.

V takýchto situáciách nastupuje rekonštrukcia účtovníctva. Spätne sa doplnia chýbajúce náklady a pripraví sa biznis plán, ktorý odráža reálnu výkonnosť firmy. S takto očistenými výkazmi je už získanie financovania oveľa jednoduchšie. Bonusom sú aj bankové tendre – namiesto jednej banky sa osloví viacero a výsledkom sú nižšie úrokové sadzby a lepšie podmienky.

Cena účtovníctva a komunikácia s tímom

Cenotvorba je postavená na hodinovej sadzbe, nie na počte transakcií. Z praxe už existujú jasné odhady, koľko hodín si vyžiada účtovanie e-shopu podľa jeho obratu. Každý klient má styčnú osobu a komunikácia prebieha cez Slack či online hovory. Hierarchia je jasná – jednoduché veci rieši junior, zložitejšie senior, strategické manažér a najťažšie prípady partner.

Účtovníctvo nemusí byť nudné. Vďaka technológiám sa z rutinného prepisovania mení na prácu s dátami, analýzy a biznisové poradenstvo. A práve tam je priestor na kreativitu a reálnu hodnotu pre firmu.