Skladové chyby riešte teraz. Počas vianočného náporu na to nebudete mať čas

Pred Black Friday a vianočnou sezónou sa pozornosť prirodzene sústreďuje na zásoby. Koľko kusov objednať, ktoré produkty posilniť a kde si nechať rezervu. WooCommerce upozorňuje aj na menej viditeľný problém: zásoby môžete mať fyzicky pod kontrolou, no nemusia o nich vedieť všetky systémy, cez ktoré predávate.

Predstavte si bestseller, ktorý sa práve vypredal cez marketplace. E-shop však stále zobrazuje niekoľko kusov skladom. Alebo posledný kus predá kamenná prevádzka a informácia sa na web dostane až o hodinu neskôr. Počas pokojného dňa si podobné oneskorenie možno ani nevšimnete. Počas Black Friday môže za hodinu vzniknúť množstvo objednávok, ktoré už nemáte ako vybaviť.

Každý systém môže ukazovať iné číslo

Čím viac predajných kanálov e-shop využíva, tým ľahšie sa môžu údaje v jednotlivých systémoch rozísť. E-shopová platforma môže ukazovať jeden stav, skladový systém druhý, ERP tretí a marketplace môže ešte stále pracovať s prvotnou informáciou.

Nie je to problém, ktorý sa týka iba skladu. O rozdieloch medzi dátami sme sa nedávno rozprávali aj s Janom Šrubařom z TPA. Majiteľ e-shopu môže otvoriť administráciu, platobnú bránu, banku a účtovníctvo a na každom mieste vidieť iné číslo.

Riešením nie je urobiť z nich priemer. Firma potrebuje vedieť, ktorému systému pri konkrétnom údaji verí a čo dané číslo znamená.

Pri zásobách je navyše zásadná rýchlosť. Nestačí, že sa systémy nakoniec dopracujú k správnemu stavu. Ak sa produkt medzičasom ponúka na webe, marketplace aj v kamennej predajni, každá minúta oneskorenia vytvára priestor na predaj tovaru, ktorý už fyzicky nemáte.

Jeden zdroj pravdy

E-shop by preto mal mať jasne určený systém, ktorý uvádza skutočný stav zásob. Ostatné nástroje by z neho mali údaje čítať alebo doň automaticky posielať každú udalosť, ktorá stav zásob mení.

To neznamená, že jedna aplikácia musí byť zdrojom pravdy pre celú firmu. Pri finančných údajoch môže byť referenčným bodom účtovníctvo, pri dostupnosti tovaru skladový systém. Dôležité je, aby bolo vopred jasné, odkiaľ sa berie údaj, podľa ktorého sa firma rozhoduje.

Čo si pred hlavnou sezónou skontrolovať

Pred Vianocami či Black Friday nemusíte robiť rozsiahly technologický audit. Začnite jedným bestsellerom a prejdite s ním celý proces od objednávky až po sklad.

Skontrolujte si najmä:

• Ktorý systém vedie skutočný stav zásob? Tím by na túto otázku nemal odpovedať tromi rôznymi aplikáciami.
• Ukazujú všetky predajné kanály rovnakú dostupnosť? Porovnajte e-shop, marketplace, sklad aj kamenné prevádzky.
• Ako rýchlo sa predaj prejaví v ostatných systémoch? Rozhodujúce nie je len to, či sa údaj zosynchronizuje, ale kedy.
• V ktorom momente sa produkt zo skladu odpočíta? Pri vytvorení objednávky, úhrade alebo expedícii?
• Čo sa stane po zrušení alebo refundácii objednávky? Overte, či sa zásoba správne obnoví.
• Ako fungujú predobjednávky, balíčky a čiastočné expedície? Výnimky bývajú miestom, kde sa proces najľahšie rozpadne.
• Kde ešte zasahuje človek? Tabuľky, ručné prepisovanie a správy medzi kolegami sú počas špičky rizikové.
• Dozviete sa, keď synchronizácia prestane fungovať? Chybu by mal ako prvý zachytiť systém, nie zákazník, ktorý si objedná vypredaný produkt.

Najlepší test je pritom jednoduchý: objednajte jeden produkt tak, ako by to urobil zákazník, a sledujte, kam všade sa táto informácia dostane a ako dlho jej to trvá. Ak niekde čísla nebudú sedieť alebo proces čaká na ručný zásah, našli ste miesto, ktoré sa oplatí vyriešiť ešte pred sezónou.