Od 50 objednávok denne začína vážna logistika. Ako ju zvládnuť bez chaosu? (Viktor Veteška, An Systems)

V rozhovore sa dozviete:

• 02:17 Ako riešia logistiku malé e-shopy?
• 04:27 Kedy by to mali začať celé viac riešiť?
• 05:28 Aký je rozdiel medzi no-code riešeniami a prepojením kompletnej logistiky?
• 11:22 Nie je riziko, keď má človek celý systém od jedného dodávateľa?
• 13:00 A čo keď chce klient niečo dorobiť v systéme?
• 19:22 Ako sa v prípade prechodu prepnem na profesionálny systém?
• 24:53 Aké role sú vo firme dôležité pri migrácii?
• 26:53 Čo je najlepšie robiť, keď ste naozaj maličký e-shop?

Kedy je čas posunúť logistiku na vyšší level

Veľa e-shopov sa v určitom bode zasekne. Nie preto, že by nemali dopyt alebo potenciál rásť, ale preto, že ich interné procesy už jednoducho nestíhajú. Balíky sa ešte stále vybavujú ručne, objednávky sa evidujú v exceli a celková logistika sa zmení na každodenný boj s časom a chybami. Práve vtedy nastáva bod zlomu, kedy je potrebné začať uvažovať nad profesionálnym systémom. Nie ako o náklade, ale ako o nástroji rastu.

Ak má e-shop denne desiatky objednávok, napríklad okolo päťdesiat, manuálne procesy začínajú byť neudržateľné. Rieši sa čoraz viac vratiek, predajne musia potvrdzovať dostupnosť tovaru a jeho presun medzi skladmi môže trvať dni. Jedna objednávka potom zaberie obrovské množstvo času a kapacít, čo e-shopu bráni v efektívnom raste.

Prečo systém dáva zmysel aj pre menšie firmy

Napriek častému pocitu, že systémy ako ERP alebo WMS sú len pre veľké firmy, opak je pravdou. Práve menšie a stredne veľké firmy, ktoré rýchlo rastú, najviac ťažia z automatizácie. Typický scenár? Jeden človek robí všetko. Prijíma platby, komunikuje so zákazníkmi, balí balíky a kontroluje zásoby. Tento model funguje, kým sa nedostane za hranicu udržateľnosti.

Najlepší moment, kedy začať so systémom, je práve vtedy, keď e-shop začína nestíhať. Nie je to o tom, čakať na ideálne podmienky, ale skôr o tom rozpoznať, že ak chceme rásť, musíme zmeniť spôsob fungovania. Niektoré firmy to odkladajú príliš dlho a skončia pri „šúľaní“ dát v exceli, ktoré im skôr či neskôr prerastú cez hlavu.

Monolitické vs. modulárne riešenia

Na trhu existuje viacero prístupov. Niektorí vsádzajú na all-in-one riešenia, iní na prepojenie viacerých špecializovaných nástrojov. V praxi však často vznikajú chyby práve pri prepojovaní systémov. Dobrý ERP systém dokáže pokryť veľkú časť logistiky, skladového hospodárstva a automatizácie bez potreby externých doplnkov. To však neznamená, že musí riešiť aj všetko ostatné ako frontend e-shopu alebo marketing.

Dôležité je zamerať sa na to, čo má systém robiť dobre. V prípade skladových a expedičných procesov je dôležitá spoľahlivosť, presnosť a automatizácia. Frontend e-shopu alebo zákaznícke prostredie môže byť riešené samostatne, dôležité však je, aby celý backend stál na stabilnom a flexibilnom základe, ktorý vie komunikovať s ostatnými systémami cez API.

Automatizácia od objednávky po kuriéra

Pri automatizovanom logistickom systéme sa objednávka z e-shopu v reálnom čase zapíše do systému. Ten hneď zablokuje tovar, aby ho nemohol nikto iný použiť alebo presunúť, napríklad do predajne. Následne systém podľa nastavených pravidiel rozhodne, z ktorého skladu alebo predajne sa tovar expeduje, objedná kuriéra, vytlačí štítok a posiela e-shopu späť informácie o stave objednávky.

Expedičný proces môže byť rôzny – niektoré firmy chcú vystavovať faktúry hneď po expedícii, iné až po doručení. Systém musí byť natoľko flexibilný, aby sa vedel prispôsobiť. Rovnako dôležitá je integrácia s platobnými bránami a bankovými systémami, aby sa overovali platby, párovali bankové výpisy a zabezpečovala úplná kontrola nad každou objednávkou.

Migrácia systému bez stresu

Prechod na nový systém nemusí byť traumatizujúci. Pokiaľ sa naplánuje správne, všetko prebehne hladko. Najskôr sa prenesú dáta zo starého systému. Vytvorí sa dátová základňa, na ktorej sa nastaví nové ERP riešenie. Klient má čas všetko otestovať, zaškoliť svoj tím a nastaviť procesy. Až po kompletnom schválení prebehne tzv. deň D – systém sa preklopí a od tohto momentu už ide všetko len cez nový nástroj.

Niektoré časti sa dobiehajú ešte zo starého systému, napríklad nevybavené objednávky, ale nové objednávky sa už riešia výhradne v novom systéme. Paralelne dve riešenia nebývajú nikdy v ostrej prevádzke, práve preto je dôležitá dôkladná príprava.

Príprava a ľudský faktor

Najväčším rizikom nie je technológia, ale nepodcenenie prípravy. Čím väčší e-shop, tým ťažšia migrácia. A čím neskôr sa začne, tým väčšie riziko. Preto je dôležité vybrať si správneho partnera, ktorý pomôže zostaviť plán a prevedie firmu cez jednotlivé fázy. Keď sa všetko odkomunikuje, naplánuje a otestuje, minimalizuje sa riziko a maximalizuje úspešnosť prechodu.

Implementácia nikdy nie je len technická vec. Potrebuje svojho lídra na strane firmy. Niekoho, kto systém pozná, chápe interné procesy a dokáže komunikovať s implementačným partnerom. Tento človek by mal zároveň fungovať ako interný ambasádor zmien a vedieť ich vysvetliť aj ostatným kolegom.

E-shop a predajňa ako spojení spojenci

Pri firmách, ktoré majú aj kamenné predajne, zohráva logistika ešte väčšiu úlohu. Predajňa môže fungovať ako výklad e-shopu. Ak zákazník uvidí, že je tovar dostupný v konkrétnej predajni, môže si ho prísť osobne vyzdvihnúť, vyskúšať alebo kúpiť. Tým sa zvyšuje pravdepodobnosť predaja a znižuje počet vratiek.

Zákazníci môžu zároveň tovar na predajni iba rezervovať. Tento model je výhodný najmä pri oblečení alebo obuvi. Keď si tovar najprv vyskúšajú, je menšia pravdepodobnosť, že ho vrátia. To pomáha eliminovať nadmerné množstvo vratiek, ktoré sú najmä v móde častým problémom.

ERP ako motor rastu, nie nutné zlo

Zavedenie ERP systému sa môže na prvý pohľad zdať ako nudná technická téma. Pravdou však je, že ide o jednu z najdôležitejších vecí, ktoré firma môže urobiť, ak chce rásť. Dobre zvládnutý systém nezrýchli len logistiku, ale dá firme úplnú kontrolu nad tým, čo sa deje v každom okamihu.

Aj keď je zmena náročná a vyžaduje čas, prípravu a spoluprácu, výsledok stojí za to. Moderný vnútropodnikový systém sa stáva neviditeľným motorom, ktorý firme umožňuje rásť bez toho, aby sa prepadla pod váhou vlastného úspechu. A práve o tom by mala byť každá zmena – nie o prežití, ale o akcelerácii.