Efektívne stretnutia neexistujú. 3 dôvody, prečo s nimi aj vy strácate čas a peniaze

Jiří Janoušek je spoluzakladateľom startupu Aimful, ktorého služba rozširovala Microsoft 365, Google Workspace alebo napríklad Slack či Microsoft Teams. Juraja so svojím tímom vtedy vytvorili nástroj integrovaný do plánovacích kalendárov, ktorý mal za cieľ zefektívniť pracovné schôdzky. Na pozvánku v kalendári šlo vďaka novému rozšíreniu reagovať odpovedí ako „Preferoval by som e-mail” alebo “Aká bude moja rola?”. Služba sa stala pomerne rýchlo využívanou, ale k zefektívneniu stretnutí nakoniec nedošlo. Aj napriek veľkým investíciám startup po troch rokoch skončil.

„Myslel som si, že schôdzka je momentom, keď sa stretnú ľudia, aby nejakú tému posunuli z bodu A do bodu B a vďaka nášmu nástroju bude meeting prínosnejší. To som sa ale mýlil. Ľudia nechodia na schôdzky preto, aby niečo vyriešili. Schádza sa z úplne iných dôvodov. Tie potom z väčšiny schôdzok robia akurát takú stratu času,“ uviedol Jiří Janoušek v podcaste Cinkátko.

Spolu so svojím tímom strávil výskumom niekoľko rokov a nazrel do kalendárov stovkám ľudí. A dospel k prekvapivému zisteniu, prečo je väčšina schôdzok každého z nás, nehľadiac na postavenie, silne neefektívna.

3 dôvody neefektivnych meetingov

• Bojíte sa odmietnuť

Podľa Janouška je hlavným dôvodom, prečo chodíme na stretnutia, to, že sa ich bojíme odmietnuť. „V ideálnom svete by sme sa mali nad pozvánkou rozhodnúť, či ju prijmeme, alebo nie, na základe programu stretnutia. Nikto však nie je taký odvážny. Jediné, na čo sa všetci pozerajú, je to, kto nás pozval. A svojmu šéfovi nikdy nepoviete nie.“

• Chýbajúci program

Navyše väčšina stretnutí nemá ani jasný program a definovaný účel, prečo sa ľudia stretávajú a aký má byť výsledok. Neexistujú žiadne úlohy pre jednotlivých účastníkov a nie je nikto, kto by stretnutie riadil a dal mu štruktúru.

• Sú spoločensky dôležité

Stretnutie v skutočnosti nie je spôsob, ako sa stretnúť s cieľom dosiahnuť výsledok. Je to komplexná spoločenská udalosť, pri ktorej si ľudia budujú vzťahy, postavenie, kariéru a vplyv. Ani jedno z toho nemôžete vytvoriť za počítačom,“ hovorí Janoušek, ktorý bude na tohtoročnej technologickej konferencii WebExpo hovoriť o výzvach obchodných stretnutí.

Riešením nie je poslať e-mail

Na základe údajov z niekoľkoročného výskumu a rozhovorov so stovkami ľudí z malých firiem i veľkých korporácií prišiel Jiří Janoušek s riešením, ktoré ľuďom ušetrí zbytočne strávený čas a firmám státisíce. Ak zvoláte poradu, ktorá zamestná päť ľudí na dve hodiny, stojí to firmu veľa peňazí. Ak to robíte niekoľkokrát za týždeň alebo mesiac, straty sú obrovské. „Pravdepodobne si všetci na zbytočnej schôdzi mysleli, že stačí poslať e-mail. Ale to nie je riešenie. Takmer nikto nečíta e-maily. Existuje však spôsob, ako dosiahnuť, aby schôdza dobre fungovala bez plytvania časom a peniazmi,“ hovorí Janoušek. Aký je teda ten tajný kľúč? Dozviete sa to na jeho prednáške vo štvrtok 30. mája na konferencii WebExpo v pražskom paláci Lucerna.

O zmysluplných pracovných stretnutiach bude hovoriť nielen Jirka Janoušek. Na jeho štvrtkovú prednášku nadviaže inovátorka Diana Prokusheva, ktorá v ére práce na diaľku zisťuje, ako môže prehrávanie špecifickej hudby počas online stretnutí ovplyvniť výsledky stretnutí, náladu a únavu účastníkov. Po jej zaujímavej prezentácii plnej príbehov zo života možno nabudúce počas online stretnutia namiesto „stop“ stlačíte na svojom hudobnom prehrávači „play“. Či už sa teda stretávate s kolegami online alebo osobne, obe prezentácie majú potenciál posunúť vaše stretnutia na vyššiu úroveň.

Nenechajte si ujsť WebExpo

Najlepšie medzinárodné podujatie roka WebExpo však ponúkne pre každého niečo z oblasti obchodu, projektového manažmentu, marketingu, UX dizajnu a vývoja webových aplikácií. Už po 16. raz privíta konferencia v pražskom paláci Lucerna od 29. do 31. mája 2024 1 600 návštevníkov, 91 rečníkov a mentorov z celého sveta. Ponúkne bohatý dvojdňový program, ktorý tretí deň doplnia obľúbené celodenné workshopy. Tohtoročné zameranie konferencie WebExpo reaguje na rozvoj umelej inteligencie a apeluje na väčšie zapojenie vlastnej kreativity. Jeho súčasťou bude mentoring, mastermind diskusie a tri networkingové večierky. Rodičia ocenia opatrovanie detí alebo workshopy pre budúce technologické nádeje.

Vstupenky na konferenciu sú v predaji na www.webexpo.net.

Tlačová správa