E-fakturácia pomaly prichádza. Čo to znamená pre e-shopy?

Od 1. januára 2027 začne na Slovensku platiť povinná elektronická fakturácia. Podľa Finančnej správy sa od tohto dátumu začne uplatňovať nová legislatíva, ktorá zmení spôsob, akým firmy elektronické faktúry vystavujú, prijímajú a spracúvajú.

Zmena súvisí aj so širšou európskou iniciatívou VAT in the Digital Age (ViDA). Jej cieľom je modernizovať systém DPH, postupne zjednotiť elektronickú fakturáciu a digitálne vykazovanie v EÚ a umožniť daňovým orgánom rýchlejší prístup k údajom o transakciách.

Pre e-shopy môže byť zmena výrazná najmä pri väčšom počte objednávok. Čím viac dokladov firma spracúva, tým väčšiu úlohu zohráva prepojenie e-shopu s účtovníctvom, ERP systémom a ďalšími nástrojmi.

Nejde len o faktúru v inom formáte

E-fakturácia nebude znamenať iba nahradenie PDF dokumentu iným súborom. Faktúra bude mať štruktúrovaný elektronický formát, vďaka ktorému s údajmi dokážu jednotlivé systémy pracovať automaticky.

Zmena preto zasiahne celý proces od vytvorenia faktúry cez jej kontrolu, odoslanie a prijatie až po spracovanie, riešenie chýb a archiváciu. Ak dokument neprejde kontrolou alebo je zamietnutý, firma potrebuje vedieť, kde sa problém objavil a ako ho vyriešiť.

„Práve preto môže byť chybou pristupovať k e-fakturácii iba ako k samostatnému technickému prepojeniu. Najmä vo veľkých spoločnostiach s komplexným SAP prostredím je potrebné pozerať sa na celý proces spracovania faktúry – od vytvorenia a kontroly údajov cez jej odoslanie alebo prijatie až po monitoring, riešenie chýb a následné spracovanie,“ vysvetľuje Michal Procházka, spoluzakladateľ Natuvion Slovakia.

Pre e-shop to môže v praxi znamenať napríklad automatický prenos údajov z objednávky do účtovného systému namiesto ich opakovaného ručného prepisovania.

Menej ručnej práce pri veľkom počte objednávok

Štruktúrované dáta umožňujú automatizovať viac krokov, ktoré sa dnes v mnohých firmách ešte riešia manuálne. Môže ísť napríklad o kontrolu a validáciu faktúr, schvaľovanie, reporting či archiváciu. Pri e-commerce môže byť tento rozdiel výrazný. E-shop so stovkami alebo tisíckami objednávok mesačne spracúva veľké množstvo dokladov a každý manuálny krok sa pri takomto objeme násobí.

Význam to môže mať aj pri expanzii. S ďalšími trhmi pribúdajú transakcie, doklady aj procesy, ktoré treba udržať pod kontrolou. Automatizácia fakturácie tak nemusí znamenať iba splnenie novej povinnosti, ale aj menej chýb a menej času stráveného administratívou.

„E-fakturácia prichádza ako legislatívna povinnosť, ale firmy by ju nemali vnímať iba cez otázku, čo musia urobiť, aby splnili nové požiadavky. Ak už zasahujú do svojich systémov a procesov, je to príležitosť pozrieť sa na celý spôsob spracovania faktúr a identifikovať miesta, ktoré možno zjednodušiť alebo automatizovať,“ hovorí Juraj Ziman, spoluzakladateľ Natuvion Slovakia.

Pri väčšom objeme bude dôležité prepojenie systémov

Pri veľkom počte faktúr nestačí vedieť dokument iba odoslať alebo prijať. Firma potrebuje sledovať aj jeho stav, prípadné chyby, zamietnutie či ďalšie spracovanie.

Technické riešenia preto pracujú napríklad s centralizovanou validáciou, jednotným logovaním, monitoringom či štandardizovaným spôsobom integrácie. Používateľ tak môže na jednom mieste vidieť prichádzajúce a odchádzajúce faktúry, ich stav, systémové hlásenia aj históriu spracovania.

Pri zamietnutej alebo chybnej faktúre môže systém umožniť jej opätovné spracovanie a v prípade potreby aj manuálny zásah. Pri veľkých spoločnostiach s vysokým počtom dokladov je dôležitá aj schopnosť systému zvládnuť rastúci objem transakcií.

Pre menší e-shop nemusí byť rozhodujúce konkrétne podnikové riešenie. Podstatné je, aby objednávkový, fakturačný a účtovný systém dokázali medzi sebou komunikovať bez zbytočného ručného prepisovania údajov.

Príprava by mala začať pri súčasných procesoch

Firmy by preto nemali začínať iba výberom nového softvéru. Najskôr sa oplatí zmapovať, ako dnes faktúry vznikajú, cez ktoré systémy prechádzajú, kde sa údaje kontrolujú a na ktorých miestach vznikajú chyby alebo zdržania.

Do prípravy by nemalo byť zapojené iba IT. Fakturácia sa týka aj účtovníctva, financií a daní, preto je potrebné pozrieť sa na celý proces naprieč firmou. „Pri podobných zmenách je dôležité pozerať sa ďalej ako na samotný termín účinnosti novej povinnosti. Firmy potrebujú riešenie, ktoré zvládne aktuálne požiadavky, ale dokáže sa prispôsobovať aj ďalším zmenám a rastúcemu objemu dát a transakcií,“ upozorňuje Michal Procházka.

Pre e-shopy je táto otázka dôležitá aj z pohľadu ďalšieho rastu. S vyšším počtom objednávok by nemalo rovnakým tempom rásť aj množstvo ručnej práce pri fakturácii.

Do januára je čas pripraviť systémy

Do začiatku povinnej e-fakturácie zostávajú ešte tri mesiace. Firmy tak majú priestor preveriť svoje súčasné procesy, zistiť, ktoré systémy bude potrebné prepojiť a kde dnes vzniká najviac manuálnej práce.

Dôležité bude aj preveriť, či účtovný alebo podnikový systém dokáže elektronické faktúry vystavovať, prijímať a ďalej automaticky spracúvať. Pri väčších firmách bude rovnako podstatné, aby celé riešenie zvládalo rastúci počet dokumentov a dokázalo sa prispôsobiť ďalším legislatívnym zmenám.

E-fakturácia tak síce prichádza ako povinnosť, no pre e-shopy môže byť zároveň príležitosťou upratať procesy, ktoré sa pri raste biznisu postupne skomplikovali.

Tlačová správa