Dostaňte vaše e-commerce dáta pod kontrolu (Jan Šrubař, TPA Česká republika)

V rozhovore sa dozviete:

• 02:07 Prečo majiteľ e-shopu môže vidieť v dátach rôzne čísla v rôznych systémoch?
• 03:50 Je obrat svätý grál dát?
• 05:33 Čo sa deje s objednávkou od vytvorenia po zaplatenie?
• 09:45 Ako často je dobré sledovať si jednotlivé dáta?
• 12:26 Je dobierka aj dnes dobrý nápad? Neprichádzate o peniaze?
• 16:12 Ktoré situácie spôsobujú najviac rozdielov medzi číslami?
• 19:08 A ako to chodí pri trhoviskách?
• 22:45 Kedy si pozerám DPH a kedy peniaze bez DPH?
• 26:46 K čomu všetkému vie pomôcť automatizácia?
• 32:14 Ktoré kontroly by mal človek robiť pravidelne?

Prečo má e-shop v každom systéme iné čísla

E-shop dnes používa množstvo systémov, samotnú e-shopovú platformu, platobnú bránu, banku, ERP aj účtovníctvo. Každý pritom môže s údajmi pracovať trochu inak. E-shopová platforma môže do obratu započítavať DPH, dopravu či ďalšie položky, preto sa jej výsledok nemusí zhodovať s tým, čo vidíte inde.

Je to podobné ako v marketingu, kde Google Analytics, Meta a ďalšie platformy často ukazujú rozdielne výsledky. Zmyslom preto nie je hľadať priemer zo všetkých čísel, ale dostať dáta na jedno miesto a presne vedieť, čo znamenajú. Základom by mal byť účtovný systém, do ktorého sa dokážu napojiť ostatné nástroje. Samotné výsledky sa potom môžu zobrazovať v tabuľke, Power BI alebo jednoduchom firemnom prehľade.

Obrat nie je svätý grál

Obrat je jedno z čísel, ktorým sa e-shopy rady prezentujú, no bez ďalšieho kontextu toho veľa nepovie. Ak firma spraví obrat tri milióny, stále nevieme, akú má maržu, náklady ani koľko jej reálne zostane.

Účtovníctvo preto nemá byť iba zákonnou povinnosťou. Malo by ukazovať, či má firma peniaze na výplaty, či si môže pred sezónou dovoliť nakúpiť zásoby alebo či má priestor na ďalšiu expanziu. Rovnako dôležitý je cashflow, pretože vysoké predaje ešte automaticky neznamenajú dostatok peňazí na účte.

Čo sa deje s objednávkou po zaplatení

Proces objednávky sa mení podľa spôsobu platby. Pri Apple Pay alebo karte príde informácia o úhrade prakticky okamžite, bankový prevod môže mať oneskorenie a dobierka celý proces ešte komplikuje.

V ideálnom prípade sa údaje o objednávke automaticky dostanú do účtovníctva a zároveň príde potvrdenie z platobnej brány. Systém potom vie, že konkrétna objednávka bola zaplatená.

Samostatnou témou sú poplatky platobných brán. Zákazník môže zaplatiť napríklad 100 eur, ale obchodník dostane menej, pretože si brána odpočíta svoj poplatok. Do účtovníctva preto potrebuje dostať celú zaplatenú sumu, výšku poplatku aj výslednú sumu. Automatizácia tieto údaje spojí s konkrétnou objednávkou a poplatok zaúčtuje ako náklad.

Aktuálne dáta nemôžu prísť o tri mesiace

Účtovníctvo by malo byť hlavným zdrojom pravdy, ale pri každodennom riadení sa majiteľ pravdepodobne najskôr pozrie do administrácie e-shopu. Tá ukazuje výsledky okamžite. Musí však vedieť, čo presne čísla obsahujú a čo v nich naopak chýba.

Problém vzniká, keď účtovné dáta prichádzajú až po mesiaci, prípadne s ešte väčším oneskorením. E-commerce je príliš rýchly biznis na to, aby sa podľa takýchto informácií dalo efektívne rozhodovať. Ideálne je preto nastaviť priebežný prístup k účtovníctvu a k základným ukazovateľom.

Po správnom nastavení môže majiteľ sledovať napríklad tržby, pohľadávky, záväzky, vývoj objednávok či ich priemernú hodnotu. Nemusí pritom rozumieť celému účtovníctvu. Prehľady sa dajú pripraviť tak, aby boli zrozumiteľné aj človeku, ktorý je odborníkom na svoj e-shop, nie na účtovné predpisy.

Niektoré firmy majú tieto grafy dokonca neustále zobrazené na veľkej obrazovke. Stačí krátky pohľad a majiteľ vie, či sa všetko vyvíja správne alebo sa deje niečo, čo treba riešiť.

Dobierky, trhoviská a DPH pridávajú ďalšie komplikácie

Čím viac spôsobov predaja a platby e-shop používa, tým viac miest môže vytvárať rozdiely. Pri dobierke vstupuje do procesu dopravca, ktorý od zákazníka vyberie peniaze a následne ich posiela obchodníkovi. Firma preto potrebuje kontrolovať, či dostala všetky peniaze a či sa platby správne priradili k objednávkam.

Ďalšiu vrstvu pridávajú trhoviská, pretože medzi zákazníka a obchodníka vstupuje ďalšia platforma. Pri porovnávaní výsledkov treba zároveň vždy vedieť, či sa pozeráte na sumy s DPH alebo bez DPH. Bez toho môžete porovnávať čísla, ktoré síce vyzerajú podobne, ale v skutočnosti hovoria o niečom inom.

Automatizácia má chyby zachytiť skôr ako človek

Pri väčšom množstve objednávok nedáva zmysel ručne prepisovať údaje do Excelu a manuálne párovať každú platbu. Automatizácia môže prepájať e-shop, platobné brány, účtovníctvo aj ďalšie systémy a zároveň upozorňovať na nezrovnalosti.

V praxi sa napríklad stáva, že zákazník jednu objednávku zaplatí dvakrát. Môže si nevšimnúť prvú úhradu, následne použije QR kód a peniaze pošle ešte raz. Pri objednávke za niekoľko tisíc už ide o výraznú sumu.

Ideálny systém preto nemá nútiť majiteľa kontrolovať každú transakciu. Väčšinu chýb má zachytiť automaticky a vyriešiť ich ešte skôr, ako sa prejavia v cashflow, účtovníctve alebo firemných reportoch. Práve vtedy sa z dát stáva reálny nástroj na riadenie e-shopu a nie iba séria pekných grafov.