Chcete zvládať veľké množstvo úloh? Stanovte si priority

Čo s tým? Ako v záplave úloh vymedziť tie, ktoré nás okrádajú o čas a ako sa zamerať na dlhodobejšie a hodnotnejšie úlohy? A ako zistíme, ktoré to sú?

Dôležité je stanoviť si priority.

1.Vytvorte si Eisenhowerovu maticu

Pri rozhodovaní a stanovovaní priorít môžete využiť účinnú metódu Eisenhowerovej matice, ktorej autorstvo sa prisudzuje 34. americkému prezidentovi Dwightovi Davidovi Eisenhowerovi. Pri jej správnom použití jednoduchým spôsobom zvýšite pomer dôležitých úloh na úkor tých, ktoré až tak dôležité nie sú. Tým dosiahnete lepšie a rýchlejšie výsledky.

2.Stanovte si, čo je dôležité a čo urgentné

Zaraďte všetky vaše úlohy, aktivity alebo projekty do kvadrantov Eisenhowerovej matice podľa ich dôležitosti a urgentnosti, pretože „to, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.” Pri každej aktivite reálne posúďte jej urgentnosť a dôležitosť pre váš cieľ, budúcnosť i psychickú pohodu. 

• dôležité / nedôležité –⁠ pri zaradení danej úlohy, aktivity alebo projektu k dôležitým alebo nedôležitým si pomôžte otázkou: V akej miere ma to posunie k naplneniu môjho cieľa? 
• urgentné / neurgentné –⁠ pri rozhodovaní o urgentnosti danej úlohy, aktivity alebo projektu sa zamyslite nad odpoveďou na otázky: Je daná úloha časovo ohraničená? Sú zdroje k jej splneniu obmedzené? Je kritická pre začatie inej úlohy?

3. Pracujte s úlohami podľa ich zaradenia

Rozdelením všetkých vašich úloh do Eisenhowerovej matice získate odpoveď na dôležitú otázku: Na čom mám / nemám pracovať, aby som čo najlepšie a najrýchlejšie dosiahol svoj cieľ?

Odporúčania Eisenhowerovej matice vám v jednotlivých kvadrantoch ukážu, na akých úlohách máte začať pracovať hneď, ktoré úlohy trochu počkajú, ktoré by ste mali delegovať a ktorých sa zbaviť.

1. urgentné a dôležité –⁠ všetky úlohy, aktivity a projekty z tohto kvadrantu urobte hneď. Mali by ste ich mať najmenej. Príkladom môže byť napríklad dôležitý telefonát s obchodným partnerom, stretnutie s klientom či vyriešenie krízovej situácie. Štandardne ide o úlohy od 2–⁠15 minút, ktoré vás nenútia prokrastinovať a viete ich “zvládnuť ľavou zadnou”. 🙂 
2. neurgentné a dôležité –⁠ tieto úlohy by ste mali urobiť, avšak nie sú až také urgentné, aby ste ich museli urobiť hneď. Naplánujte si ich a nájdite si na nich čas neskôr. Môže ísť napríklad o úlohy, ako je tvorba marketingovej stratégie či dôležitá pracovná cesta. Zväčša ide o dlhšie a dôležitejšie úlohy, ktoré potrebujú svoj čas, kontext či miesto. 
3. urgentné a nedôležité –⁠ všetky úlohy z tohto kvadrantu delegujte na iných. Príkladom môže byť vybavenie doručenej pošty, odpovedanie na komentáre alebo nákup papiera či tonera do tlačiarne. Môže ísť však aj o dôležité úlohy v kompetencii niekoho iného. 
4. neurgentné a nedôležité –⁠ týchto úloh sa nadobro zbavte a nevenujte im svoj čas a pozornosť. Môže ísť napríklad o prílišné trávenie času na sociálnych sieťach či triedenie e-mailovej komunikácie.

Večná dilema: Ako rozlíšiť dôležité úlohy od nedôležitých?

Odlíšiť urgentné úlohy od neurgentných je pomerne jednoduché. Stačí si zodpovedať jednoduchú otázku: Kedy to má byť hotové, potrebujem to hneď? Odlíšiť však dôležité úlohy od nedôležitých si mnohokrát vyžaduje prístup založený na princípe „Ak to vieš delegovať, nie je to dôležité.” Zároveň je potrebné zamyslieť sa nad tým, či vás daná úloha posunie k naplneniu vášho cieľa a ak áno, v akej miere.

Práve v týchto prípadoch Eisenhowerova matica funguje aj opačným smerom. Skúste sa preto zamyslieť, či danú úlohu musíte urobiť teraz, naplánovať ju, delegovať či nerobiť a podľa toho ju zaraďte do správneho kvadrantu. Systém vám nakoniec ukáže, či je daná úloha dôležitá alebo nie. Ide o jednoduchý cvik na preverenie dôležitosti vašich priorít. 

Na čo si dať pri Eisenhowerovej matici pozor:

• Neplytvajte časom na nedôležité a urgentné činnosti, ak máte medzi úlohami dôležité a urgentné, ktoré musia byť splnené.
• Keď sa naučíte efektívne pracovať s časom, zvládnete dôležité veci dokončiť skôr, ako sa stanú urgentnými.
• Dôležité a urgentné úlohy z 1. kvadrantu urobte čo najskôr.
• Dôležité a neurgentné úlohy z 2. kvadrantu dobre naplánujte, ideálne pomocou kalendára.
• Hneď, ako splníte úlohy z 1. kvadrantu, začnite pracovať na plnení úloh z 2. kvadrantu.
• Delegujte čo najviac nedôležitých a urgentných úloh z 3. kvadrantu na iných, pretože to, čo nie je dôležité pre vás, môže byť, naopak, dôležité pre niekoho iného.
• Nedôležité a neurgentné úlohy zo 4. kvadrantu obmedzte úplne, najmä ak bojujete s nedostatkom času.
• Všetky úlohy pravidelne prehodnocujte. Ak splníte veci z prvého kvadrantu, niektoré z vecí z druhého kvadrantu automaticky presuňte do prvého kvadrantu, a teda ich urobte hneď. Správne sa zamyslite nad frekvenciou a relevantnosťou kvandrantov aj v kontexte plnenia úloh.

4. A ide sa plánovať 

Na začiatok začnite s plánovaním vášho najbližšieho dňa. Ak vám Eisenhowerova matica napomôže k lepším výsledkom, využite ju aj pri plánovaní na mesačnej i ročnej báze. Získate tak viac času na strategické a dlhodobo prínosné činnosti. A to časom určite oceníte.

Pri prehodnocovaní vašich priorít vám pomôžte náš framework Eisenhowerovej matice, ktorý si stiahnite ako pdf a môžete začať.