Zaujíma ma
23. mája 2019

Ivan Cingel

Chief Operating Officer v CREATIVE sites
23. mája 2019

Automatizácia procesov – prepojenie e-shopu s informačným systémom (ERP) a dodávateľmi

4 min čítanie

Inými slovami – šetrenie času, minimalizovanie chybovosti a maximalizovanie ziskovosti.

Čudovali by ste sa, aké rôzne zlepšováky procesov e-shopy vymýšľajú v offline svete. Z jedného počítača pravidelne prepisujú dáta pomocou farebných lístkov do druhého “skladového” počítača. V sklade sú produkty poukladané tak, že sa v nich vyznajú iba dvaja ľudia vo firme. Alebo posielajú objednávky dodávateľom e-mailom niekoľkokrát do dňa (spolu s X úpravami/chybami).

Áno, zamerať sa na prepojenie vášho e-shopu s informačným systémom (ERP), je rozumná voľba. Hoci sa vám ERP môžu zdať komplikované a ťažkopádne, sú vysoko škálovateľné a obsahujú funkcie, o ktorých možno ani neviete. No postupne ich budete potrebovať.

Ak rozmýšľate, že najjednoduchšie by bolo všetko implementovať do e-shop systému – toto nie je správne riešenie. Prečo? E-shop by mal slúžiť len ako jedna z vašich predajní – mala by teda bleskovo prijať množstvo zákazníkov v tom istom čase, mať kvalitný výklad s produktmi a perfektný servis.

Hoci sa vám ERP môžu zdať komplikované a ťažkopádne, sú vysoko škálovateľné a obsahujú funkcie, o ktorých možno ani neviete. No postupne ich budete potrebovať.

Základná definícia ERP

Keď mám byť úplne presný, tak ERP je skratka od Enterprise Resource Planning – ľudsky a zjednodušene: podnikový informačný systém. V angličtine to znie komplikovane, no ide “iba” o software, ktorý združuje informácie z rôznych zdrojov vo vašej spoločnosti od nákupu, cez sklady, obchod, marketing až po financie, personalistiku atď. Tieto všetky informácie sú centralizované a pristupujú k nim všetci vaši zamestnanci z rôznych oddelení.

Informačné systémy sa v poslednej dobe stávajú čoraz viac dostupné, preto nie je nutné utrácať desaťtisíce až státisíce za ich používanie. Veľmi veľa z nich je už v cloude. Takže nemusíte mať ani vlastný server a môžete k nim pristupovať cez internet napríklad aj z pláže s drinkom v ruke.

Množstvo z týchto systémov ponúka kvalitné API, takže prepojenia e-shopov s ERP sa stávajú jednoduchšie ako kedykoľvek predtým.

ERP je skratka od Enterprise Resource Planning – ľudsky a zjednodušene: podnikový informačný systém. 

Prečo vlastne e-shop s ERP prepojiť?

  1. Všetky dáta sú centralizované (ukladané a spravované na jednom mieste), odkiaľ sa synchronizujú ďalej,
  2. všetky výstupy z ERP, medzi ktoré patrí aj e-shop, obsahujú vďaka prepojeniam vždy aktuálne dáta (napr. ceny, skladová zásoba a pod.),
  3. maximalizuje sa efektivita pri spracovaní objednávok a ďalších automatizovaných procesoch,
  4. minimalizuje sa chybovosť pri prenášaní dát (eliminuje sa ľudský faktor),
  5. minimalizujú sa náklady spojené so spracovaním objednávok a ďalšou manuálne vykonávanou agendou (správa produktov v e-shope, ich akciových cien, štítkov a pod.),
  6. zvyšuje sa ziskovosť celého e-shopu.
Získaj novinky ako prvý

Prihlásením sa do noviniek súhlasíš s ich odberom a týmto úprimným dokumentom, ktorý sme k ochrane osobných údajov pripravili.

Najčastejšie spôsoby prepojenia medzi e-shopmi a ERP – zjednodušene

Medzi dva najčastejšie spôsoby prepojenia patria:

  1. Pravidelné prenosy dát pomocou súborov vo formátoch CSV/XML a pod. cez nejaké úložisko – napr. FTP adresár.
  2. “Živé” prenosy dát pomocou API – cez konkrétne požiadavky a podľa potreby.

V prvom prípade by prebiehal napr. export objednávok nasledovne: v e-shope sa uskutoční 10 objednávok, každých 15 minút sa prijaté objednávky z e-shopu vyexportujú napr. do XML súboru, ktorý e-shop nahrá do FTP adresára. Následne ERP pravidelne kontroluje, či v FTP adresári nevznikol nový súbor s objednávkami. Ak áno, ERP objednávky naimportuje k sebe a ďalšie spracovanie objednávky prebieha v ERP. Ak nie, ERP adresár skontroluje neskôr.

V druhom prípade by modelový export objednávok prebiehal nasledovne: v e-shope sa uskutoční 10 objednávok. Ihneď ich e-shop odošle do ERP cez jeho API. ERP objednávky k sebe uloží a ďalšie spracovanie objednávky prebieha v ERP.

Z modelového exportu objednávok je jednoznačne vidieť, že prepojenie cez API je oveľa efektívnejšie a rozhodne aj viac škálovateľné do budúcnosti.

Od basic automatizácie po profi automatizáciu

Teraz si predstavíme plynulý prechod od basic prepojenia k profi prepojeniu e-shopu s ERP.

Basic automatizácia – sklady a objednávky

Pri basic prepojení by ste mali mať synchronizované aspoň skladové zásoby produktov z ERP do e-shopu. Ideálne aj s cenami (prípadne cenami pre B2B, VIP a pod.). Takto bude v e-shope neustále aktuálna dostupnosť a cena. Následne, keď sa v e-shope udeje objednávka, je ideálne ju ihneď poslať do ERP, aby ERP vedel, že došlo k nákupu v e-shope. Po prijatí objednávky ERP ihneď rezervuje na sklade objednané množstvá pre predajne a spätný export skladovej zásoby do e-shopu. Potom už stačí vyriešiť iba účtovníctvo – buď priamo v ERP, alebo špeciálnym exportom z e-shopu pre vašu účtovnícku firmu.

Profi automatizácia – všetko ostatné z/do ERP podľa potrieb

Pri pokročilom prepojení je to málinko zložitejšie, no kostra zostáva rovnaká – sklady a ceny produktov z ERP do e-shopu a objednávky z e-shopu do ERP. Potom podľa potreby B2C alebo B2B sa rozpracuje prepojenie o ďalšie časti. Napríklad prenos zálohových FA a ostrých FA z ERP do e-shopu do správy účtu zákazníka. Prípadne automatická zmena stavov objednávok s e-mailingom zákazníkovi podľa toho, ako sa objednávka vybavuje v ERP. Ďalej import novovzniknutých produktov z ERP spolu s kategóriami, parametrami a pod. – aby ste nemuseli produkty upravovať duplicitne v ERP a aj v e-shope. A aby toho nebolo málo, môžu sa synchronizovať aj zákazníci, aby mohli cez správu svojho účtu aktualizovať svoje informácie, pridávať prevádzky a pod.

Profi automatizácia – dodávatelia a externé nástroje

Keď máte vyriešené prepojenie s vaším ERP, tak prečo sa neprepojiť aj s vašimi dodávateľmi?

Napojenie na dodávateľov určite odporúčam, lebo za pár € naplníte e-shop množstvom produktov, a rozšírite tak svoje portfólio raz-dva. Ďalším zaujímavým rozšírením prepojenia na dodávateľov sú aj automatické objednávky na dodávateľov. Ak ich nedokáže generovať ERP, zvládne to e-shop, ktorý všetky importy produktov od dodávateľov ovláda. Jednoducho sa pošle požiadavka na dodávateľov ERP alebo sa vygenerujú CSV súbory, ktoré nahráte dodávateľovi do B2B systému, alebo sa menej pokrokovým dodávateľom vygeneruje e-mail so zoznamom produktov.

Ak máte poriadok so svojim ERP a s dodávateľmi, tak poďme prepájať ďalej – napr. na jednoduchší newsletter nástroj ako napr. MailChimp, prípadne na nejaký robustný analytický marketingový nástroj pre automatizovanie kampaní ako napr. Exponea alebo Criteo. Pri takýchto nástrojoch ale pozor – aby boli efektívne, treba mať vysokú návštevnosť a poriadny traffic – rádovo desaťtisíce až stotisíce mesačne. V neposlednom rade môžete analyzovať a optimalizovať napr. aj vyhľadávanie na e-shope pomocu externého samoučiaceho nástroja – LuigisBox. Tu platí to isté – bez dát nie sú koláče – toto je novodobé príslovie vo sfére automatizovaných nástrojov.

Bez dát nie sú koláče – toto je novodobé príslovie vo sfére automatizovaných nástrojov.

Najčastejšie prepájané ERP a iné IS s e-shopmi

  • Stormware Pohoda,
  • Kros Alfa, Omega,
  • Money S3, S4, S5 a iDoklad,
  • MRP K/S,
  • MK soft,
  • Profit365,
  • SunSoft,
  • CyberSoft I6,
  • Helios,
  • ANsystems ANS,
  • ABRA,
  • Cloudempiere,
  • KARAT.

Záver

Na záver by som vám odporúčal zvážiť každú jednu úpravu, ktorú chcete implementovať. Každý e-shop by mal postupovať pri rozširovaní o nové funkcie tak, aby boli najskôr implementované funkcie s najväčšou návratnosťou investície.

Zbytočne budete mať na e-shope komplikované vernostné programy, keď vám vybavenie len jednej objednávky zaberie desiatky minút a počas spracovania sa môže stať X chýb.

Snažte si čo najviac svoju prácu s e-shopom automatizovať a optimalizovať. Pri neskoršej expanzii sa budete môcť plne venovať marketingu a nebudete musieť narýchlo lepiť logistiku a komunikáciu s ERP.

Ak máte ďalšie návrhy automatizácie, podeľte sa s nimi v komentároch pod článkom. Možno sa nájde téma aj na pokračovanie.

Získaj novinky ako prvý

Prihlásením sa do noviniek súhlasíš s ich odberom a týmto úprimným dokumentom, ktorý sme k ochrane osobných údajov pripravili.

Autor článku

Ivan Cingel

Chief Operating Officer v CREATIVE sites

V CREATIVE sites pracuje ako COO. Dennodenne sa podieľa na vývoji jedného z popredných e-shop riešení na Slovensku - CREATIVE shop. Stará sa o existujúcich klientov a rieši ich najnáročnejšie požiadavky.

Tento článok prináša

Cieľom CREATIVE sites je pomáhať e-shopom rásť a zarábať viac. Špecializujeme sa na vývoj e-shopov a funkcií na mieru, SEO, UX, originálne dizajny, prepojenia s rôznymi IS, automatizáciu procesov a pod.

Posledné
Obľúbené
  • Kategórie

  • Podcasty





  • O nás

    Pravidlené novinky, rozhovory a dlhodobý obsah pre majiteľov eshopov a ecommerce marketérov. To je Ecommerce Bridge.

  • Tlačové správy

  • Získaj novinky ako prvý

    Prihlásením sa do noviniek súhlasíš s ich odberom a týmto úprimným dokumentom, ktorý sme k ochrane osobných údajov pripravili.