8 krokov k efektívnemu pracovnému stretnutiu

1. Vyhodnoťte nutnosť pracovného stretnutia

Je toto stretnutie naozaj nutné? Položte si túto otázku ešte predtým, ako ho naozaj naplánujete. Ak má slúžiť len na aktualizáciu a výmenu informácií a statusov, tak ho zrušte a zvoľte iný kanál, napr. využite niektorú z aplikácií na efektívne riadenie projektov (Asana, Trello a iné) alebo si danú problematiku prejdite s kľúčovými osobami individuálne 1:1.

2. Stanovte si cieľ a agendu

Jedným z hlavných dôvodov neefektívneho priebehu pracovného stretnutia je jeho nejasný a nezadefinovaný cieľ. Majte preto cieľ vopred správne určený, zdokumentovaný a zdieľaný, rovnako ako aj jeho želaný výsledok. Čo chcete týmto pracovným stretnutím dosiahnuť? Získať nové nápady? Vypracovať stratégiu? Stanoviť plán projektu na ďalšie obdobie?

Pri stanovovaní cieľa stretnutia nezabúdajte, že má byť, rovnako ako každý iný cieľ, S.M.A.R.T. – špecifický, merateľný, dosiahnuteľný, reálny a časovo ohraničený. Ako si ciele správne stanoviť sme pre vás podrobne spísali v našom nedávnom článku: Viete, čo chcete v biznise dosiahnuť? Stanovte si správne ciele.

Keď už cieľ stanovený máte, rozpracujte ho do plánu – agendy daného pracovného stretnutia. Skúste jednotlivé položky agendy formulovať ako otázky. Podnieti to účastníkov k tomu, aby na nich ešte pred stretnutím premýšľali a prišli pripravení. 

3. Pozvite správnych účastníkov

Účastníci, ktorých na pracovné stretnutie pozvete, zohrávajú ďalšiu kľúčovú úlohu pri jeho efektivite. Limitujte ich počet preto len na nevyhnutné osoby, ktoré môžu prispieť k naplneniu želaného cieľa. V pozvánke im komunikujte stanovený cieľ, rovnako ako aj jednotlivé plánované body stretnutia.

Nenechajte to však na náhodu a účastníkov zároveň poproste, aby si na stretnutie pripravili návrhy, príklady a akčné riešenia. Komunikácia počas stretnutia tak bude mať náplň a stane sa viac efektívnou. Využiť môžete aj časové sloty, pri ktorých budú niektorí účastníci prizvaní na konkrétne časy stretnutia.

4. Určte facilitátora pracovného stretnutia

Podľa štúdie Harvard Business Review, 71 % senior manažérov z rôznych odvetví považuje firemné stretnutia za neproduktívne a neefektívne.

Neefektívne pracovné stretnutia podľa výsledkov prebiehajú na úkor myslenia do hĺbky, nedokážu využiť možnosť zomknúť členov tímu a v konečnom dôsledku ich odvádzajú od sústredenia sa na vlastnú prácu. Jednou z hlavných príčin je práve absencia osoby facilitátora.

Je preto efektívne určiť facilitátora daného stretnutia, ktorý bude zodpovedný za jeho priebeh, nie za jeho obsah. Neutrálnym koordinovaním umožní účastníkom efektívne komunikovať a dosiahnuť spoločný cieľ stretnutia už počas jeho trvania.

5. Určte zapisovateľa

Počas priebehu pracovného stretnutia je dôležité ustrážiť si zapisovanie myšlienok. Ideálne je, ak za to zodpovedá jedna vopred určená osoba. Jej úlohou bude počas celého priebehu stretnutia zapisovať poznámky a akčné rozhodnutia, ku ktorým na stretnutí spoločne dospejete.

Niekedy sa však stane, že sa na stôl dostanú významné zistenia alebo problémy, ktoré nesúvisia s agendou – v takýchto prípadoch sa odporúča využiť metódu “parking lots” a zaznamenať si tieto zistenia alebo problémy bez hlbšej diskusie. Podľa stupňa dôležitosti sa k nim môžete opäť vrátiť neskôr alebo na samostatnom stretnutí. 

6. Začnite načas a získajte si pozornosť

Pracovné stretnutie začnite vždy na sekundu presne – šetríte tým energiu a sústredenie zúčastnených. Hneď v prvých minútach stretnutia zapojte všetkých účastníkov a získajte si ich pozornosť. Začnite pútavo a uveďte účastníkov do kontextu stretnutia.

Namiesto predstavenia agendy zafunguje štatistický údaj, provokatívna otázka alebo príbeh. Ideálne sa cez ne účastník dozvie, čo daným pracovným stretnutím získa, zvýši sa jeho zapojenie a naštartuje sa jeho kreativita.

Nezabúdajte aj na voľbu správnych prezentačných metód podľa typu publika. Pracujte s telom a hlasom. Správnou intonáciou a energiou si získate pozornosť. Keď už pozornosť účastníkov máte, začnite stretnutie najdôležitejšou vecou, nakoľko na začiatku majú účastníci najviac energie aj sústredenia. Menej podstatné veci na začiatok odložte. 

7. Prenechajte koordináciu stretnutia facilitátorovi

Ako líder pracovného stretnutia nezodpovedáte za jeho priebeh, zodpovedáte za jeho obsah. Priebeh stretnutia prenechajte facilitátorovi. Jeho úlohou je na začiatku stretnutia stanoviť a odkomunikovať jasné pravidlá komunikácie, udržiavať tempo, sledovať účastníkov v miestnosti a zabezpečiť hladký priebeh stretnutia.

Facilitátor by mal zapájať účastníkov rovnomerne a zabezpečiť, aby sa konverzácia vždy držala nastaveného cieľa. Rovnomerné zapájanie účastníkov dokáže docieliť napríklad určením rolí jednotlivým osobám alebo priradením konkrétnych tém. Ak má účastník aktívnu rolu, motivuje ho to k sústredeniu a zodpovednosti za pridelenú úlohu, čo podporuje jeho koncentráciu a efektivitu. 

Úlohou facilitátora je podporiť produktivitu a efektivitu komunikácie a vytvoriť inkluzívnu atmosféru, vďaka ktorej sa účastníci cítia dostatočne komfortne na to, aby sa aktívne zapájali s účelom spoločného naplnenia cieľa stretnutia.

Odporúča sa preto vziať do úvahy individuálne zručnosti, talent a prednosti každého člena tímu, čo vyšle pozitívnu správu pre účastníkov a vytvorí inkluzívnu a participatívnu energiu. Nezabúdajte – keď urobíte pracovné stretnutie užitočné pre pozvaných účastníkov, ich zapojenie bude automatické.

8. Zhrňte akčné rozhodnutia a ukončite stretnutie načas

Keď sa pracovné stretnutie blíži ku koncu, sústreďte sa na zhrnutie dohodnutých rozhodnutí. Vysvetlite, čo bude nasledovať a kedy od vás môžu účastníci očakávať tzv. follow up. Definujete v ňom, aké kroky budú po stretnutí nasledovať a kto bude za ne zodpovedný.

Follow up pomôže zúčastnením ujasniť si témy a závery pracovného stretnutia a zároveň pomôže informovať o záveroch aj tých, ktorí sa ho nezúčastnili. Keď čas určený na stretnutie uplynie, stretnutie ukončite.

Ukončite ho vždy načas bez ohľadu na to, či sa vám cieľ stretnutia podarilo naplniť. Ako sa hovorí, cvičenie robí majstra, preto sa sústreďte skôr na postupné zlepšovanie efektivity vašich pracovných stretnutí a nečakajte zázraky hneď. Pomôcť si môžete aj užitočným check listom, ktorý si môžete stiahnuť na https://bit.ly/3C6BlSB. 

Pred plánovaním ďalších pracovných stretnutí majte vždy na mysli, že efektívnymi stretnutiami šetríte váš čas aj peniaze. Ušetrený čas potom môžete produktívne vyplniť ďalšou dôležitou prácou.