Projekt a jeho fázy
Na začiatku si stanovíme jednotlivé fázy a ich časové odhady, ktoré sú tiež zastúpené v grafike. Ako príklad použijem prezentačný web realitného projektu. Poďme si ich teda všetkých 6 predstaviť:
-
Onboarding process
Tu patrí prvé stretnutie s klientom, príprava zadania a vypracovanie cenovej ponuky. Vzájomná predstava o termínoch z našej a klientovej strany. Do plánovania musia byť zahrnuté aj iné projekty, ktoré máme práve v harmonograme, keďže pracujeme súčasne na viacerých.
Nezabúdame na získanie potrebných prístupov k hostingu, Google Analytics, Google Search Console (ak sa web upravuje). Pri tvorbe nového webu vytvárame prístupy my. Zdokumentujeme mailové a telefónne kontakty, fakturačné údaje a taktiež kontakty spolupracujúcich firiem.
Možné je odkomunikovať napr. vizualizácie projektu, fotografie či video. Na celú časť tejto fázy vyhradzujeme 1,5 týždňa.
-
Wireframe
Je štruktúra či hrubá stavba webu. Po jeho tvorbe má klient lepšiu vizuálnu predstavu o jednotlivých elementoch na webe. Ako bude vyzerať vzhľad menu, kde budú texty, obrázky a kontaktné formuláre. Prebieha spätná väzba a následne schvaľovací proces. Následné zmeny zapracujeme. Určený čas je 1,5 týždňa.
-
UX, UI dizajn
Čo laicky znamená oblečenie wireframu do farieb či dizajnu. Po obdržaní alebo vytvorení brand manuálu bude web vo vizuálnej identite firmy. Taktiež klientovi ozrejmíme rôzne animácie naprieč webom a CTA tlačidlá. Pri dizajne je vhodné častokrát zvážiť či dodáme dizajn okrem desktopovej verzie aj vo verzii mobilnej.
Klient si častokrát neuvedomuje, že niektoré animácie a dotyky budú fungovať na mobile inak ako na obrazovke. Predíde sa tým problémom pri odovzdaní projektu. Ako príklad je uvedené mapovanie budovy, ktoré vie byť pri posune obrazovkou na mobile citlivé na jej otvorenie, namiesto presunu dole. Na dizajne intenzívne pracujeme 2 týždne a je potrebná čo najrýchlejšia odozva zo strany klienta.
-
Development
Inak povedané programovanie. Keď je podľa požiadaviek klienta a dodržaním štandardov dôkladne pripravený dizajn, development dokážeme bez vstupu klienta ľahko zvládnuť celý proces počas 2 týždňov.
-
Nahadzovanie obsahu – administrácia dát
Pri tvorbe obsahu platí dôležité pravidlo. Pred administráciou dát je potrebné vopred si ujasniť, z čoho sa bude obsah skladať. Nedochádza potom k zbytočnému zdržiavaniu z dôvodu nejasností či neúplnosti. Týka sa to hlavne vizualizácií, videí, fotografií a textov.
Pri dodržaní predchádzajúcich krokov bude obsah pripravený pre vloženie do WordPressu. Taktiež je potrebné myslieť na konečné výmery apartmánov a ich potvrdenie mailovou formou. Občas sa stane, že sa vyskytnú zmeny už po ich vložení a treba ich zapracovať nanovo.
-
Migrácia a odovzdanie projektu
Patria tu dokončovacie práce, školenie klienta, migrácia webu z produkčnej na ostrú doménu a odovzdanie prístupov. Ak ste vypracovali dizajn podľa predstáv klienta a všetko precízne odkomunikovali, po celkovom dokončení by tu mal zostať priestor len na drobné úpravy nad rámec pôvodného zadania.
Tak krásne a ideálne to všetko znie, ale poučili sme sa…
Všetko sa schvaľuje e-mailovou alebo písomnou formou. Určite nie prostredníctvom telefónu! V opačnom prípade sa môže stať, že nezrovnalosti nad rámec odsúhlasenej cenovej ponuky nie sú dohľadateľné.
Zvykli sme si robiť problémy tým, že sa zadá jeden konečný deadline. Chyba! Ďalšie poučenie znie: dať každej jednej časti “deadline” zvlášť.
Projekt sa tým manažuje efektívnejšie a jednoduchšie. Taktiež klient preberá zodpovednosť, ak sa v rámci dohodnutého času neschválil wireframe či dizajn. Práca programátora sa takto automaticky posúva. Pri nedodanom obsahu v stanovený čas sa posúva migrácia na ostrú verziu a celkové dokončenie projektu.
Jednotlivé termíny sa dajú jasnejšie komunikovať a klient vie určiť, o koľko sa mu projekt posunie aj bez našej komunikácie. A to vďaka percentuálnemu koláču v grafike vyššie. Vie, že sme skončili napr. s wireframom a priráta si potrebné týždne do dokončenia projektu.
Pri celkovom termíne dokončenia projektu nebolo hneď jasné, prečo sa projekt natiahol a klient zvykol pripísať zodpovednosť za omeškanie nám. Ak sme pochybili my, vieme takto odškodniť klienta zľavou či urobením extra práce na naše náklady.
Aké nástroje používame pri manažovaní?
V našej firme máme nástroje, ktoré sa používajú na rôzne druhy komunikácie pri projekte. Pomáhajú nám fungovať vo vzájomnej súčinnosti s logikou a pracujeme s podloženými dátami.
Freelo
Projektový softwér kde je celá dokumentácia projektu od zadania cez jeho dôkladné rozdelenie na to-do listy. Každá úloha má svojho riešiteľa, ktorý je zodpovedný za dokončenie úlohy včas. V nástroji Freelo, ktorý používame, je možné z projektu vytvoriť šablónu, ktorá urýchľuje celý proces do budúcnosti.
V onboardingu už nezabudnete ani na jeden detail! Výhodou tohto organizačného softvéru je logovanie času, ktorý môžete filtrovať pomocou to-do listov alebo štítkov úloh a taktiež exportom rovno fakturovať klientovi. Vieme prehľadne reflektovať, či sa dodržali časové predikcie realizácie dizajnu či programovania atď.
V prípade úloh nad rámec zadania viditeľne a oddelene vieme výkazy fakturovať hodinovou sadzbou mimo dohodnutej sumy za dielo. Výhodou taktiež je, že môžete technicky zdatnejšieho klienta pozvať do projektu a má prehľad o budgete či úlohách, na ktorých sa pracuje. Viete mu povoliť alebo zamedziť prístup k firemnému know-how, ktorý môže byť uložený v projekte. Pripnúť môžete rôzne odkazy a prelinkovaním sa rýchlo dostať k uloženým informáciám.
Slack
Komunikačný kanál na rýchle otázky či pripomienky. V tomto prípade však nič dôležité nekomunikujeme, pretože to jednak potrebujeme mať na jednom mieste pri projekte + po určitej dobe sa chat premazáva.
Okrem už spomínaného Freela je e-mail najvhodnejšia forma komunikácie s klientom. Opäť dôležité pripomenutie: čo nie je “na papieri,” neexistuje. Pre lepšiu vizuálnu predstavu nahrávame video návody. Klient takto reálne vidí, kde sa veci editujú. Zamedzíme takto aj zbytočným osobným meetingom, ktoré sa zväčša časovo pretiahnu.
Confluence
Nástroj na ukladanie procesov a návodov v hierarchii s možnosťou rýchleho vyhľadávania.
Záver projektového manžovania
Po každom projekte vyhodnocujeme, či bola marža dodržaná a vylepšujeme procesy. Priestor pre bonus dáva projekt s dodržaním určenej marže. Takto ostáva tím motivovaný vlastnou iniciatívou vytvárať procesy, ktoré robia prácu efektívnou. Návody a procesy následne štruktúrne a hierarchicky ukladáme. Celkový projektový manažment a neustále zlepšovanie eliminuje budúce chyby a zlyhania. Veľa štastia aj Vám, milí čitatelia 🙂
